So automatisieren Sie Aufgaben durch Erstellen eines Makros in Word

Makros können ein echter Lebensretter sein, insbesondere wenn Sie in Word ständig die gleichen Dinge tun. Anstatt mehrere Schritte manuell zu wiederholen oder wie verrückt herumzuklicken, können Sie ein Makro einmal aufzeichnen und es dann bei Bedarf ausführen – entweder mit einer Schaltfläche oder einem Tastenkürzel. Es ist nicht absolut narrensicher, und manchmal kann das Einrichten von Tastenkürzeln oder Schaltflächen etwas seltsam sein, aber normalerweise beschleunigt es die Arbeit, sobald Sie den Dreh raus haben. Wenn Sie schon einmal das Gefühl hatten, dass Ihr Arbeitsablauf durch sich wiederholende Aufgaben verlangsamt wird, kann das Erlernen der Erstellung dieser Makros Ihr Leben erheblich erleichtern. Bedenken Sie jedoch, dass einige Makros möglicherweise nicht optimal funktionieren, wenn Ihr Dokument eine komplexe Formatierung aufweist oder Sie eine ältere Word-Version verwenden, aber in den meisten Fällen sind sie recht zuverlässig. Hier ist eine Anleitung mit ein paar Möglichkeiten, wie Sie es umsetzen können – denn warum sich auf eine beschränken? Eine Methode fügt eine Schaltfläche in Ihre Symbolleiste für den Schnellzugriff ein, die andere weist ein Tastenkürzel zu. Beide sind nützlich, je nachdem, ob Sie lieber klicken oder Tastenkürzel verwenden.

So reparieren oder erstellen Sie Makros in Word: Zwei Hauptansätze

Methode 1 – So erstellen Sie ein Makro in Word mithilfe einer Schaltfläche

Diese Methode eignet sich gut, wenn Sie schnellen Zugriff wünschen. Das Makro erhält eine Schaltfläche direkt in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, sodass Sie einfach klicken und loslegen können. Es ist etwas umständlich, da Sie Ihre Aktionen aufzeichnen, aber sobald es eingerichtet ist, ist es für jedes Word-Dokument verfügbar, was sehr praktisch ist. Bei manchen Setups kann es vorkommen, dass die Schaltfläche mehrere Versuche benötigt, bis sie angezeigt wird, oder dass Sie Word oder sogar Ihren gesamten PC neu starten müssen, damit sie erscheint. Windows hat manchmal diese seltsame Angewohnheit, inkonsistent zu sein. Der Hauptgrund für diese Methode ist jedoch, wenn Sie eine visuelle Methode bevorzugen und sich nicht jedes Mal die Tastenkombinationen merken möchten.

Schritt 1 : Gehen Sie zu Ansicht > Makros > Makro aufzeichnen. Sie finden dies oben in der Multifunktionsleiste. Dies ist der einfachste Weg, mit der Aufzeichnung Ihres Makros zu beginnen.

Schritt 2 : Geben Sie Ihrem Makro einen aussagekräftigen Namen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche. Stellen Sie sicher, dass „Makro speichern in“ auf „Alle Dokumente (Normal.dotm)“ eingestellt ist. So bleibt Ihr Makro nicht nur in einer Datei, sondern ist überall verfügbar. Sehr nützlich, wenn Sie zwischen Rechnern wechseln oder mit mehreren Dokumenten arbeiten.

Schritt 3 : Ein Dialogfenster erscheint. Links sehen Sie den Namen Ihres neuen Makros, rechts die verfügbaren Schaltflächen für die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie Ihr Makro aus und klicken Sie auf Hinzufügen >>. Mit den Pfeiltasten können Sie die Anzeige der Schaltflächen festlegen. Klicken Sie anschließend auf OK.

Schritt 4 : Jetzt wird alles, was Sie in Word tun, aufgezeichnet. Nehmen Sie alle gewünschten Formatierungen oder Aktionen vor – beachten Sie jedoch, dass der Makrorekorder Textmarkierungen mit der Maus möglicherweise überspringt. Verwenden Sie stattdessen bei Bedarf Tastaturbefehle. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf „Makros“ und wählen Sie „Aufzeichnung beenden“.

Schritt 5 : Voilá! Die neue Makro-Schaltfläche erscheint in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Ein Klick darauf führt Ihre aufgezeichneten Aktionen aus. Bei komplexen Formatierungen oder bestimmten Schriftarten kann es zu Problemen kommen, aber insgesamt funktioniert es recht gut.

Methode 2 – So erstellen Sie ein Makro in Word mithilfe einer Tastenkombination

Wenn Sie wie ich die überladene Symbolleiste hassen, sind Tastaturkürzel die bessere Lösung. Mit einem Tastenkürzel können Sie mit einer Tastenkombination eine ganze Reihe von Aufgaben erledigen, ohne Ihren Arbeitsbereich zu überladen. Der Haken: Word kollidiert manchmal mit gängigen Tastenkürzeln, also wählen Sie etwas Einzigartiges. Der Ablauf ist ähnlich: Aufzeichnen, Zuweisen, Testen. Auf manchen Systemen wird das Kürzel möglicherweise nicht sofort erkannt – etwas frustrierend, aber es lohnt sich, sobald es funktioniert.

Schritt 1 : Gehen Sie zu Ansicht > Makros > Makro aufzeichnen…. Dasselbe wie zuvor, nur ein Ort, um mit der Aufzeichnung zu beginnen.

Schritt 2 : Geben Sie Ihrem Makro einen Namen, fügen Sie ggf.eine Beschreibung hinzu und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Tastatur“. Stellen Sie sicher, dass „Makro speichern in“ auf „Alle Dokumente (Normal.dotm)“ eingestellt ist. Dadurch ist es global verfügbar. Klicken Sie auf „OK“.

Schritt 3 : Der Cursor sollte im Feld „Neue Tastenkombination drücken“ blinken. Drücken Sie die gewünschte Tastenkombination – z. B.Ctrl + Shift + Yoder eine andere, nicht standardmäßig verwendete. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Überschreiben der integrierten Word-Befehle zu vermeiden. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie „Zuweisen“.

Schritt 4 : Sie befinden sich nun wieder im Makroaufzeichnungsfenster. Führen Sie die gewünschten Schritte aus. Klicken Sie anschließend auf „Makros“ und dann auf „Aufzeichnung beenden“.

Schritt 5 : Testen Sie die zugewiesene Tastenkombination. Wenn sie Ihr Makro ausführt und funktioniert, ist sie einsatzbereit. Andernfalls wählen Sie eine andere Tastenkombination oder prüfen Sie, ob Konflikte mit anderen Programmen oder vorhandenen Word-Befehlen vorliegen.

Ehrlich gesagt kann die Einrichtung manchmal etwas fehlerbehaftet sein – die Verknüpfung wird beispielsweise nicht sofort erkannt oder funktioniert nicht richtig. Bei manchen Setups reicht ein Neustart von Word oder sogar des PCs, aber in den meisten Fällen ist es unkompliziert, sobald Sie die Konflikte erkannt haben.