Comment utiliser Word 365 pour insérer une date à mise à jour automatique

Si vous mettez constamment à jour des modèles ou des documents nécessitant des dates actuelles, automatiser cette étape dans Microsoft Word 365 peut vous épargner bien des tracas. Au lieu de penser à modifier la date à chaque fois, vous la définissez une fois, et elle se met à jour automatiquement à chaque ouverture du fichier. Plutôt pratique, non ? Mais l’emplacement de ces options n’est pas toujours intuitif : les menus sont parfois un peu enfouis ou confus, surtout si vous ne maîtrisez pas toute la terminologie. Voici donc un résumé qui, espérons-le, vous éclairera.

Comment insérer une date de mise à jour automatique dans Word 365

Choisissez le bon endroit et ouvrez le menu Insertion

Tout d’abord, cliquez ou placez le curseur à l’endroit souhaité pour la date. Elle peut se trouver dans l’en-tête, le pied de page ou simplement dans le corps du texte. Ensuite, accédez à l’ onglet « Insertion » du ruban. C’est la plateforme principale pour insérer toutes sortes d’éléments, comme les numéros de page, les dates, les formes, etc. Sur certaines configurations, l’ option « Insertion » peut apparaître tout en haut de la barre de menu.

Accéder aux parties rapides et insérer un champ

• Recherchez le groupe « Texte ». Il se trouve généralement à droite du ruban « Insertion », où vous trouverez des options comme « Capture d’écran » ou « WordArt ».
• Cliquez sur « Parties rapides ». C’est un petit bouton, parfois une flèche déroulante.
• Ensuite, choisissez « Champ ». Oui, cette petite option, parfois cachée, souvent négligée. Sur certaines versions, elle peut s’appeler simplement « Champ… ».

Sélectionnez la catégorie et le format de date

• Dans la nouvelle fenêtre, recherchez le menu déroulant « Catégories ». Cliquez dessus et sélectionnez « Date et heure ». Pour la date de création du fichier, vous pouvez choisir « CreateDate ». Pour la dernière impression, choisissez « PrintDate ». Pour le dernier enregistrement, choisissez « SaveDate ». Ces champs sont légèrement différents de la simple insertion d’une date statique : ils se mettent à jour automatiquement en fonction de votre sélection.
• En dessous se trouve une zone intitulée « Formats de date ».Elle propose différents styles, comme « 20 septembre 2024 », « 20 septembre 2024 » ou « 20/09/2024 ».Choisissez celui qui convient le mieux à votre document.

Terminez et voyez-le en action

• Cliquez sur OK. Le champ apparaîtra à l’emplacement de votre curseur, affichant la date du jour au format choisi.
• Conseil de pro : pour une mise à jour immédiate, faites un clic droit sur la date et choisissez « Mettre à jour le champ ». Cela peut s’avérer utile si Word ne s’actualise pas automatiquement.

Ensuite, à chaque ouverture de ce document, la date devrait être mise à jour selon votre format. Je ne comprends pas pourquoi cela fonctionne, mais dans certaines configurations, vous devrez peut-être activer manuellement la mise à jour du champ au début. Bien sûr, pour forcer une mise à jour ultérieurement, faites un clic droit et sélectionnez « Mettre à jour le champ ». Certes, c’est une étape supplémentaire, mais c’est mieux que de saisir la date manuellement à chaque fois.

Oh, et si, pour une raison quelconque, ce processus ne fonctionne pas correctement ou si la date ne se met pas à jour, vérifiez que la mise à jour automatique des champs n’est pas désactivée dans vos paramètres Word. Cette option est parfois désactivée pour des raisons de sécurité ou de performances. Vous pouvez la trouver dans Fichier > Options > Affichage.

Résumé

• Insérez la date en utilisant Parties rapides > Champ.
• Choisissez la catégorie appropriée comme CreateDate pour la date de création ou SaveDate pour la dernière sauvegarde.
• Choisissez un format, cliquez sur OK et profitez des mises à jour automatiques !

Conclure

Cette petite astuce est si simple qu’on l’oublie facilement. Sur certaines machines, elle fonctionne parfaitement, tandis que d’autres nécessitent une mise à jour manuelle rapide ou un ajustement des options. Pourtant, une fois configurée, elle permet d’économiser beaucoup de saisie et de conserver des documents impeccables sans trop d’efforts. C’est une solution qui a fonctionné sur plusieurs configurations que j’ai vues, et j’espère qu’elle fonctionnera aussi sur d’autres.