Comment utiliser Mimecast pour Outlook : conseils essentiels

Être constamment confronté à des spams, des tentatives d’hameçonnage ou des e-mails contenant des logiciels malveillants dans Outlook peut donner l’impression de devoir colmater des fuites dans un bateau en perdition. Mimecast pour Outlook semble prometteur, mais il n’est pas toujours évident de le configurer correctement ni d’exploiter pleinement ses fonctionnalités. Qu’il s’agisse de bloquer les expéditeurs indiscrets, de signaler les messages suspects ou simplement de s’assurer que des informations confidentielles ne fuient pas, ces conseils peuvent vous aider à renforcer vos défenses de messagerie. Il arrive que vous installiez l’extension, mais qu’elle ne s’authentifie pas immédiatement ou n’apparaisse pas dans le ruban : c’est frustrant. Heureusement, la plupart de ces problèmes peuvent être résolus si vous savez où chercher.

Comment utiliser Mimecast pour Outlook pour renforcer la sécurité des e-mails

Vérification de la compatibilité et de l’installation des plugins

Si Mimecast n’apparaît pas dans le ruban Outlook après l’installation, assurez-vous d’avoir téléchargé la bonne version : 32 bits ou 64 bits. Vous pouvez vérifier la version d’Outlook dans Fichier > Compte Office > À propos d’Outlook. Sous Windows 11 ou 10, l’installation d’Outlook est parfois en 32 bits, même si Windows est en 64 bits. Vérifiez donc cela au préalable. Fermez également Outlook avant d’installer le plug-in, puis faites un clic droit sur le programme d’installation et exécutez-le en tant qu’administrateur. Sur certaines configurations, le plug-in peut ne pas se charger automatiquement ; pour cela, vous devrez peut-être l’activer manuellement via Fichier > Options > Compléments. Sous Gérer, sélectionnez Compléments COM, cliquez sur OK, puis vérifiez si Mimecast pour Outlook est listé et activé.

Correction de l’authentification ou de la visibilité du ruban

Si le menu Mimecast n’est pas visible ou affiche « Authentification », essayez de redémarrer Outlook une fois l’installation terminée. Assurez-vous que vos identifiants de compte sont corrects et que votre compte Mimecast correspond à l’adresse e-mail configurée. Une réauthentification peut parfois s’avérer utile si vous avez récemment réinitialisé votre mot de passe ou changé de compte. Vérifiez également votre connexion Internet : oui, cela semble évident, mais si le plugin ne parvient pas à atteindre les serveurs Mimecast, il ne s’authentifiera pas. Lors d’une configuration, il a fallu plusieurs redémarrages, voire une réinstallation du plugin, pour que cela fonctionne ; je ne sais pas pourquoi cela fonctionne parfois, mais c’est le cas.

Bloquer efficacement les expéditeurs ou les domaines

Une plainte fréquente est que le spam continue de s’infiltrer. Utilisez la fonction Bloquer l’expéditeur dans le menu Passerelle de messagerie du ruban Mimecast. Vous pouvez choisir de bloquer par adresse e-mail ou par domaine, par exemple *badguy.com*.Assurez-vous de bien vouloir bloquer l’intégralité du domaine s’il s’agit d’une source connue de spam. Cela permet d’éviter que des e-mails d’hameçonnage malveillants n’envahissent votre boîte de réception. Sachez simplement qu’un blocage agressif peut parfois bloquer accidentellement des expéditeurs légitimes ; vérifiez donc la liste de temps à autre.

Signaler les e-mails suspects comme un pro

Si vous recevez un e-mail suspect, ne le supprimez pas sans réfléchir. Cliquer sur « Signaler du spam » ou « Signaler du phishing » dans la section Passerelle de messagerie déplacera le message vers votre dossier Courrier indésirable et en enverra une copie à l’équipe d’analyse des menaces de Mimecast. C’est un peu étrange, mais sur certains ordinateurs, ce processus peut être lent la première fois ou nécessiter un redémarrage d’Outlook pour fonctionner correctement. Après un certain temps, il devient plus réactif. Les rapports permettent d’améliorer la capacité du système à filtrer les menaces similaires à l’avenir ; il est donc important de se familiariser avec cette fonctionnalité.

Utiliser la fonctionnalité « Envoyer en toute sécurité » sans tracas

Lorsque vous traitez des informations sensibles, l’ option « Envoyer en toute sécurité » protège vos données des pirates informatiques. En résumé, elle achemine votre e-mail via le portail sécurisé de Mimecast au lieu de le laisser transiter par Internet. Rédigez simplement votre message comme d’habitude, puis cliquez sur « Envoyer en toute sécurité » dans le ruban, comme pour envoyer, mais avec un niveau de chiffrement supplémentaire. Lorsque vous définissez une définition de messagerie sécurisée, le destinataire est informé qu’il peut récupérer son message sécurisé. Honnêtement, le processus n’est pas trop compliqué, mais assurez-vous que votre contact externe dispose du lien pour consulter le message ; sinon, il sera laissé dans l’ignorance.

Conseils pour une utilisation appropriée et un dépannage

Si les pièces jointes sont signalées ou supprimées, vérifiez les paramètres de conversion de documents, où vous pouvez convertir des documents au format PDF ou supprimer des métadonnées, en protégeant les informations sensibles ou en rendant les fichiers compatibles.
En cas de comportement inhabituel, comme des e-mails bloqués de manière inattendue, vérifiez les paramètres de votre compte ou les politiques de votre organisation : parfois, les restrictions d’administration remplacent les paramètres utilisateur.
Et si vous remarquez que le plugin ne détecte pas toutes les menaces, mettez-le à jour régulièrement ou vérifiez les mises à jour d’Outlook. Car, bien sûr, la sécurité repose sur la mise à jour constante de tous les éléments.

Conclure

L’intégration du plugin Mimecast avec Outlook peut être un peu complexe au début, mais une fois qu’il fonctionne correctement, il offre une protection renforcée. Pensez à vérifier la version de votre plugin, à vous réauthentifier si nécessaire et à exploiter pleinement les fonctionnalités de blocage et de signalement. Ce n’est pas parfait, mais aucun outil de sécurité ne l’est : c’est juste un outil supplémentaire dans votre boîte à outils.

Résumé

Vérifiez votre version d’Outlook avant de télécharger le plugin.
Assurez-vous qu’Outlook est fermé avant d’installer ou de mettre à jour le plugin.
Réauthentifiez-vous si l’authentification se bloque ou n’apparaît pas dans le ruban.
Utilisez les fonctions de blocage et de signalement pour nettoyer votre boîte de réception des escroqueries.
Bénéficiez d’une messagerie sécurisée pour vos emails sensibles.

Réflexions finales

Nous espérons que ces conseils vous aideront à renforcer la sécurité de votre messagerie. Sur certains ordinateurs, un redémarrage rapide ou une réinstallation résout le problème : il n’y a pas de solution miracle, mais c’est toujours mieux que de laisser votre boîte de réception ouverte aux pirates. Espérons que cela vous apportera une couche de protection supplémentaire. Bonne chance !