Comment utiliser les couleurs pour une organisation efficace des e-mails dans Gmail

Gérer une boîte de réception inondée peut ressembler à chercher une aiguille dans une botte de foin, surtout lorsqu’on hésite à supprimer des e-mails qui pourraient s’avérer utiles plus tard. Le codage couleur est une solution efficace : il accélère considérablement le tri et la consultation. L’idée est de créer des étiquettes, de configurer des filtres et d’appliquer des couleurs pour que votre boîte de réception se trie pratiquement toute seule. Certes, cela prend un peu de temps au départ, mais croyez-moi, c’est un gain de temps considérable pour retrouver un e-mail précis une semaine plus tard.

Un point à garder à l’esprit : l’interface de Gmail a changé plusieurs fois ; l’emplacement actuel pourrait donc être différent. Cependant, les étapes principales restent quasiment les mêmes : créer des libellés, définir des filtres et attribuer des couleurs. Si vous êtes bloqué, c’est probablement parce que votre version de Gmail est légèrement différente ou qu’il vous manque un élément de menu. Et si certaines options ne s’affichent pas immédiatement, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée « Paramètres » ou sur l’ icône « Options de recherche » pour trouver ce dont vous avez besoin.

Comment créer de nouvelles étiquettes dans Gmail

Créer des étiquettes de la bonne manière

Gmail a bénéficié de quelques mises à jour de son interface utilisateur, ce qui peut parfois rendre les choses un peu confuses. Les libellés que vous devrez créer sont comme des étiquettes pour vos e-mails, utiles pour le tri. Pour en créer un nouveau, accédez à la barre latérale gauche et recherchez l’option « Créer un nouveau libellé ». Si elle n’est pas immédiatement visible, cliquez d’abord sur « Plus » pour développer le menu. Sur certains écrans, vous devrez parfois cliquer sur le menu hamburger ou sur l’icône à trois points à côté de « Libellés » pour trouver cette option ; cela dépend de la configuration.

Cliquez dessus et une petite fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de saisir un nom d’étiquette. Saisissez un nom descriptif, comme « Travail », « Factures », ou tout autre nom qui vous convient. Une fois saisi, cliquez sur le bouton bleu « Créer ». Votre étiquette apparaît alors dans la barre latérale, prête à être utilisée.

Pour associer ce libellé à des e-mails spécifiques, cliquez sur l’ icône « Afficher les options de recherche », ce petit entonnoir au bout de la barre de recherche. C’est là que les choses deviennent plus intelligentes : vous pouvez filtrer par expéditeur, mots-clés ou même adresse e-mail. Par exemple, pour filtrer tous les messages d’un responsable spécifique, saisissez son adresse e-mail dans « De ». Ou, si vous recherchez les e-mails contenant « capture d’écran », ajoutez-la dans le champ « Contient les mots ».

Une fois les filtres renseignés, assurez-vous de cliquer sur le bouton « Créer un filtre » (et non sur le bouton « Rechercher » uniquement, sinon rien ne sera enregistré).Sur l’écran suivant, choisissez « Appliquer le libellé » dans le menu déroulant et sélectionnez le libellé que vous venez de créer. Cliquez ensuite sur « Créer un filtre » tout en bas. Ainsi, Gmail triera automatiquement les e-mails entrants selon vos préférences.

Si vous souhaitez que ce filtre organise également les anciens e-mails, l’option « Appliquer le filtre aux conversations correspondantes » est disponible. C’est pratique pour gérer un désordre existant sans tout faire manuellement.

Ajouter de la couleur aux étiquettes

Passons maintenant à la partie amusante : la couleur ! Pour faire ressortir une étiquette, cliquez sur les points à droite de l’étiquette – vous savez, ces petits cercles colorés. Lorsque le menu apparaît, sélectionnez « Couleur de l’étiquette ». Une palette d’options s’affiche instantanément. Choisissez une couleur que vous associez à cette étiquette : par exemple, rouge pour les urgences, bleu pour les e-mails personnels, ou toute autre couleur qui vous plaît.

Pour une touche d’originalité, un A apparaît à côté de chaque couleur. Vous pouvez changer la couleur du texte pour le faire ressortir sur l’arrière-plan. C’est un peu étrange, mais cela permet parfois d’améliorer la visibilité ou simplement de choisir une couleur personnelle. Si vous décidez de changer de couleur plus tard, cliquez à nouveau sur les points et choisissez-en une nouvelle : Gmail met à jour l’aperçu instantanément, donc pas de mauvaise surprise.

Gardez à l’esprit qu’il est impossible de créer des couleurs entièrement personnalisées à l’aide de codes hexadécimaux ou RVB ; c’est un peu dommage, mais les options disponibles sont généralement suffisantes. Après avoir défini votre couleur, appuyez sur « Appliquer » et voilà : vos libellés deviennent facilement reconnaissables et visuellement distincts. Désormais, lorsqu’un nouvel e-mail arrive avec ce libellé, impossible de le manquer.

Et ensuite ? Pour conclure

C’est un peu fastidieux au début, mais une fois ce système mis en place, votre boîte de réception sera beaucoup moins chaotique. Vous pouvez toujours modifier les libellés, ajouter de nouvelles couleurs ou modifier les filtres si vos priorités changent. Les libellés peuvent également être supprimés ou renommés – là encore, c’est assez simple – alors ne vous sentez pas prisonnier de vos choix à jamais.

Résumé

Créez des étiquettes à partir de la barre latérale gauche > Créer une nouvelle étiquette — choisissez des noms accrocheurs.
Utilisez les options de recherche pour filtrer les e-mails entrants en fonction de l’expéditeur, des mots, etc., puis enregistrez les filtres avec des étiquettes.
Attribuez des couleurs en cliquant sur les points à côté des étiquettes et en choisissant votre palette préférée.
Ajustez le texte ou la couleur d’arrière-plan si nécessaire et n’oubliez pas que les filtres peuvent également être appliqués aux anciens e-mails.

Conclure

Entre la configuration des libellés, des filtres et des couleurs, votre boîte de réception deviendra beaucoup plus navigable : moins chaotique, mieux organisée. Ce n’est pas parfait, et il faudra parfois peaufiner certaines choses, mais globalement, cette configuration vous permet vraiment de trouver plus rapidement les informations importantes. L’interface de Gmail peut parfois rendre les choses un peu complexes, mais une fois maîtrisée, c’est une véritable révolution. Espérons que cela aidera quelqu’un à simplifier son e-mail.