Comment transférer des contacts Outlook vers Excel : les deux meilleures méthodes

Vous essayez de transférer vos contacts d’Outlook vers une feuille Excel ? Pratique si vous changez de plateforme, créez une liste de contacts principale ou souhaitez simplement analyser des données sans vous encombrer d’Outlook. Franchement, exporter des contacts n’est pas évident au premier abord, surtout si vous avez l’habitude de copier-coller. Mais une fois que vous maîtrisez le processus, surtout sur l’application de bureau, c’est assez simple. Méfiez-vous simplement de l’avertissement de perte de données dans Excel, fréquent lors de l’importation de fichiers CSV. On a parfois l’impression que Microsoft complique la tâche, mais bon, une fois qu’on a pris le coup de main, ça fonctionne.

Comment exporter des contacts Outlook vers Excel

Utilisation de l’application de bureau Outlook sous Windows

C’est la méthode la plus fiable si vous utilisez Windows et Outlook. C’est ma méthode de prédilection, car l’exportation web peut être un peu limitée. Voici comment procéder :

Ouvrez MS Outlook. Oui, cette application qui se bloque parfois au moment où vous en avez le plus besoin.
Cliquez sur l’ onglet Fichier dans le menu en haut à gauche (pas le ruban, le menu Fichier lui-même).
Accédez à « Ouvrir et exporter ». Cette option se trouve généralement dans la barre latérale gauche.
Sélectionnez Importer/Exporter. Si vous ne le voyez pas immédiatement, vérifiez que vous n’êtes pas dans une vue inhabituelle. Un redémarrage peut parfois aider.

Cela ouvre l’ assistant d’importation et d’exportation. Pour extraire les contacts :

Choisissez « Exporter vers un fichier », puis cliquez sur « Suivant ». J’ai vu certaines personnes choisir par erreur « Importer », ce qui est déroutant si vous essayez simplement de sauvegarder des contacts.
Comme il n’existe pas d’option d’exportation directe au format. XLSX, choisissez le format CSV (valeurs séparées par des virgules ).Cela peut paraître ancien, mais c’est fiable.
Recherchez le dossier Contacts dans vos données Outlook. Il se trouve généralement sous votre compte de messagerie ou sous Mes contacts. Pour vous en assurer, consultez Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte > Fichiers de données pour trouver l’emplacement du fichier PST si nécessaire.
Sélectionnez le dossier Contacts et appuyez sur Suivant.
Cliquez sur Parcourir pour choisir l’emplacement d’enregistrement du fichier. Nommez-le, peu importe, mais souvenez-vous de l’emplacement.
Appuyez sur Suivant. Assurez-vous que l’option Exporter les contacts depuis le dossier : Contacts est cochée.
Si vous souhaitez mapper des champs personnalisés (comme des types de téléphone, des libellés d’adresse, etc.), cliquez sur « Mapper les champs personnalisés… ». Ceci peut être utile si vos contacts ne sont pas standard.
Cliquez sur Terminer. L’exportation démarre et, selon le nombre de contacts, elle peut prendre une ou deux secondes. Je ne sais pas pourquoi elle se bloque parfois, mais un redémarrage rapide d’Outlook peut résoudre ce problème.

Après l’exportation, accédez au dossier où vous avez enregistré le fichier CSV. Double-cliquez ; un message d’ avertissement de perte de données pourrait s’afficher. Pas d’inquiétude, cliquez simplement sur OK.

Ensuite, utilisez « Enregistrer sous » dans Excel pour convertir ce fichier CSV en un classeur .XLSX. Ainsi, la modification et le tri sont grandement simplifiés. Les avertissements de Microsoft concernant la perte de données apparaissent, car les fichiers CSV peuvent perdre leur mise en forme ; ignorez-les simplement si vos données semblent correctes.

Depuis Outlook Web App (OWA)

Si vous utilisez la version web, c’est un peu différent, mais c’est toujours possible. Ouvrez Outlook sur le web. Cliquez sur « Contacts » dans le menu de gauche. Généralement, tous les contacts sont sélectionnés automatiquement, mais sinon, sélectionnez-les manuellement.

Recherchez « Gérer les contacts » en haut à droite. Il est parfois caché derrière une icône en forme d’engrenage ou un bouton « Plus d’options ».
Sélectionnez « Exporter les contacts ». Un fichier CSV sera généré et téléchargé directement dans votre dossier Téléchargements.
Ouvrez ce fichier CSV dans Excel. Attendez-vous au même avertissement de perte de données possible, ce qui est standard.
Pour effectuer d’autres modifications, sélectionnez simplement « Enregistrer sous » et « Classeur Excel ». C’est fait.

Derniers mots sur l’exportation

Transférer des contacts d’Outlook vers Excel n’est pas simple (Microsoft pourrait le rendre plus intuitif), mais ce n’est pas impossible non plus. Après quelques tentatives, c’est assez rapide, surtout sur la version bureau. La version web est correcte, mais la version bureau reste la meilleure pour les exportations groupées. N’oubliez pas : les fichiers CSV sont simples, mais un peu fragiles ; vérifiez donc vos données après l’importation. Et n’oubliez pas d’enregistrer la version finale au format Excel pour une meilleure organisation.

Résumé

Exportez les contacts via Outlook pour ordinateur ou sur le Web, en choisissant le format CSV.
Soyez prêt à recevoir un avertissement concernant la perte de données : c’est normal.
S Enregistrez le fichier CSV sous forme de fichier XLSX pour une édition plus propre.
Vérifiez vos coordonnées après l’importation : parfois, les champs ne correspondent pas exactement.

Conclure

Globalement, exporter des contacts Outlook vers Excel n’est pas trop compliqué une fois maîtrisé. C’est une compétence pratique, surtout si vous effectuez des sauvegardes ou changez de service de messagerie. Attendez-vous à quelques imprévus, comme des avertissements ou de longs délais d’attente, mais rien de trop frustrant une fois le processus maîtrisé. Espérons que cela vous fera gagner quelques heures.