Comment synchroniser la liste d’adresses globale de Microsoft 365 avec l’application Contacts d’iOS

Afficher les contacts de votre annuaire d’affaires global (GAL) Microsoft 365 dans l’ application Contacts native de l’iPhone n’est pas chose aisée, principalement parce que Microsoft ne propose pas de méthode intégrée pour synchroniser directement le GAL avec iOS. Si vous avez toujours souhaité que la liste de contacts interne de votre organisation soit accessible hors ligne sur tous les iPhone, qu’ils soient gérés ou non, cette solution de contournement avec une boîte aux lettres partagée peut s’avérer très utile. Elle n’est pas parfaite et demande un peu de temps, mais elle fonctionne une fois configurée. Concrètement, vous créez une boîte aux lettres partagée dédiée, vous l’alimentez avec les contacts du GAL, puis vous connectez cette boîte aux lettres comme un compte Exchange sur les iPhone. Résultat ? Vos collaborateurs peuvent consulter les informations du GAL à jour directement dans leur application Contacts native, sans avoir à se connecter constamment à Outlook. Notez toutefois que cette procédure nécessite quelques étapes manuelles et que, dans certaines configurations, la synchronisation peut ne pas être parfaite du premier coup ; redémarrer l’appareil ou rajouter le compte peut parfois résoudre le problème.

Comment synchroniser automatiquement tout ou partie des contacts GAL avec la liste de contacts iPhone de chaque utilisateur à l’aide d’une boîte aux lettres partagée (Microsoft 365).*

*Remarque : Si vous souhaitez synchroniser uniquement vos contacts Outlook personnels au sein d’un compte Microsoft 365 et inclure la liste d’adresses globale (GAL), consultez ce guide : Comment synchroniser automatiquement les contacts Outlook Microsoft 365 avec des appareils iOS gérés grâce à Exchange Active Sync. Pour la GAL, la méthode de boîte aux lettres partagée décrite ci-dessous est la plus appropriée.

En créant une boîte aux lettres partagée dédiée, en y copiant les contacts de l’annuaire global et en connectant cette boîte aux lettres à iOS, vous obtenez une synchronisation « manuelle » pour vos contacts internes. C’est un peu long, mais si vous suivez chaque étape, le résultat est bien meilleur que prévu.

Comment résoudre les problèmes de synchronisation des contacts GAL vers iOS à l’aide d’une boîte aux lettres partagée

Étape 1. Créez une boîte aux lettres partagée dans Microsoft 365 pour les contacts GAL.

Voici la première étape. Vous avez besoin d’une boîte aux lettres dédiée pour stocker tous les contacts de votre annuaire global que vous souhaitez afficher sur iPhone. Vous pouvez la créer via le Centre d’administration Microsoft 365 ( https://admin.cloud.microsoft/ ) ou le Centre d’administration Exchange. Une fois la boîte créée, attribuez-y des utilisateurs afin de pouvoir y ajouter des contacts ultérieurement.

• Accédez à Équipes et groupes, sélectionnez Boîtes aux lettres partagées, puis Ajouter une boîte aux lettres partagée.
• Saisissez un nom (comme « Contacts GAL ») et une adresse e-mail (par exemple, [email protected]), puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
• Ensuite, cliquez sur Ajouter des membres et ajoutez-vous ou ajoutez un autre administrateur à cette boîte mail.

Étape 2. Activer la connexion à la boîte aux lettres partagée

Évidemment, Microsoft se doit de compliquer les choses. Il faut débloquer la connexion à cette boîte mail pour pouvoir la lier ultérieurement à l’iPhone.

1. Retournez au Centre d’administration Microsoft 365 > Utilisateurs > Utilisateurs actifs.
2. Trouvez votre boîte mail partagée, cliquez dessus.
3. Choisissez Débloquer la connexion (si ce n’est pas déjà fait), décochez Bloquer cet utilisateur pour qu’il ne puisse pas se connecter, puis enregistrez.
4. Définissez un mot de passe pour votre boîte mail en cliquant sur « Réinitialiser le mot de passe ». Conservez-le précieusement ; vous en aurez besoin plus tard.

Étape 3. Remplir la boîte aux lettres partagée avec les contacts GAL

Cette étape est un peu manuelle. Vous devez ouvrir Microsoft Outlook sur un ordinateur (le vôtre ou celui d’une personne autorisée).Voici la marche à suivre :

• Dans Outlook, ouvrez le dossier Contacts de la boîte aux lettres partagée (il apparaîtra sous vos contacts habituels).
• Vérifiez si les contacts de la liste d’adresses globale (GAL) sont présents. Si ce n’est pas le cas, vous devrez les copier manuellement. Pour ce faire, sélectionnez les contacts dans la GAL (ouvrez la GAL dans Outlook, sélectionnez les contacts en maintenant la touche CTRL enfoncée ), puis cliquez avec le bouton droit et choisissez « Ajouter aux contacts » dans le dossier de la boîte aux lettres partagée.
• Ce processus peut s’avérer aléatoire ; il faut parfois s’y reprendre à plusieurs fois. Il peut être nécessaire de procéder par lots ou de s’assurer que tous les contacts sont importés.

Étape 4. Connectez la boîte aux lettres partagée de l’iPhone en tant que compte Exchange.

Maintenant, la partie délicate : ajouter cette boîte aux lettres partagée à votre iPhone pour que ses contacts s’affichent nativement.

• Accédez à Paramètres > Mots de passe et comptes > Ajouter un compte.
• Sélectionnez Microsoft Exchange.
• Saisissez l’adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée, par exemple : [email protected].
• Appuyez sur Suivant, puis connectez-vous avec le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous avez définis précédemment. Il se peut que des messages concernant les autorisations ou la confiance s’affichent ; il est conseillé de les approuver.
• Assurez-vous que l’ option Contacts est activée, puis cliquez sur Enregistrer.

Une fois le compte ajouté et l’option Contacts activée, votre iPhone devrait commencer à importer les contacts GAL stockés dans cette boîte aux lettres partagée. Sur certains appareils, il peut être nécessaire de redémarrer l’application Contacts ou le téléphone pour que la synchronisation s’effectue correctement.

Et voilà, tous vos contacts GAL sont désormais bien visibles dans votre application native, accessibles hors ligne et consultables. Bien sûr, vous pouvez donner accès à la boîte mail partagée à d’autres administrateurs pour qu’ils puissent la mettre à jour ou y ajouter des contacts, afin qu’elle reste toujours à jour.

Facultatif : Maintenez la liste d’adresses globale (GAL) à jour dans la boîte aux lettres partagée.

La copie des contacts de la liste d’adresses globale (GAL) vers la boîte aux lettres partagée n’est pas automatique. Vous devrez donc répéter l’importation régulièrement si votre GAL est fréquemment mise à jour. Pour des mises à jour régulières, envisagez l’utilisation d’un script personnalisé ou d’outils tiers, mais c’est une toute autre histoire.

J’espère que cette configuration vous évitera bien des soucis par la suite. Elle est un peu bricolée, mais efficace une fois configurée. Le secret ? La patience et une configuration de base. Une fois opérationnelle, elle permet aux utilisateurs d’accéder aux contacts internes sans avoir à se limiter à la version en ligne d’Outlook.