Comment sécuriser votre PDF avec un mot de passe dans Office 2016/2013

Le format PDF (Portable Document Format) est un format de fichier très répandu pour le partage de documents. Pratique, il permet de les protéger par mot de passe, mais peu de gens savent que Microsoft Office offre cette fonctionnalité. En effet, avec Office 2013 et les versions ultérieures comme Office 2016, il est possible de chiffrer directement les PDF, sans logiciel tiers. C’est un excellent moyen de protéger les informations sensibles. Attention cependant : si vous oubliez votre mot de passe, bonne chance pour le récupérer sans logiciel spécialisé ! On peut se demander pourquoi Microsoft a intégré cette fonctionnalité sans prévoir une solution simple pour gérer ces mots de passe ultérieurement. C’est le propre d’Office… Pensez donc à conserver une liste de vos mots de passe en lieu sûr si vous protégez de nombreux fichiers.

Alors, pour celles et ceux qui cherchent à sécuriser un PDF créé ou modifié dans Word, voici la marche à suivre. C’est un peu fastidieux, mais ça fonctionne une fois qu’on a compris le principe. L’astuce consiste à définir le mot de passe lors de l’enregistrement, directement dans les options d’exportation. Sur certains ordinateurs, il faudra peut-être s’y reprendre à plusieurs fois, mais si ça marche, vous obtiendrez un PDF qui vous demandera un mot de passe avant de s’ouvrir.

Protéger par mot de passe les fichiers PDF dans Office 2013 ou 2016

Suivez ces instructions pour verrouiller votre PDF :

Comment chiffrer votre PDF avec un mot de passe lors de l’enregistrement

Assurez-vous que votre document est finalisé : terminez la modification de votre document et préparez-le pour l’enregistrement au format PDF avec chiffrement.
Pour les fichiers PDF existants : si vous travaillez déjà sur un PDF, faites un clic droit sur le fichier, puis choisissez Ouvrir avec > Word (2013 ou 2016).Lorsque Word vous invite à convertir le PDF en un document Word modifiable, cliquez sur OK. Cette étape peut paraître étrange, mais elle permet d’ajouter la possibilité de modifier le document et de le chiffrer.

Procédure étape par étape pour le chiffrement lors de l’enregistrement

Ouvrez le document dans Word, puis allez dans le menu Fichier et sélectionnez Enregistrer sous. Choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer votre nouveau PDF, par exemple un dossier sur votre bureau ou un service de stockage en ligne.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez PDF dans la liste déroulante Type de fichier. Cliquez ensuite sur le bouton Options ; une fenêtre contenant de nombreux choix s’ouvre.
Dans les options, cochez la case « Chiffrer le document avec un mot de passe ». Sur certaines versions, il vous faudra peut-être faire défiler la page ou chercher un peu pour la trouver ; elle n’est pas toujours évidente.
Cliquez sur OK, puis vous serez invité à saisir un mot de passe. Choisissez un mot de passe fort et facile à retenir (n’oubliez pas de le saisir !).Confirmez-le lorsque le système vous le demande, puis cliquez de nouveau sur OK. N’oubliez pas que les mots de passe doivent comporter entre 6 et 32 caractères ; évitez les mots de passe extrêmement longs, à moins de vouloir des problèmes.
Enfin, cliquez sur Enregistrer. Désormais, l’ouverture de ce PDF nécessitera la saisie du mot de passe, le protégeant ainsi des regards indiscrets.

Remarque : Il arrive que cette étape présente quelques dysfonctionnements ; sur certains ordinateurs, l’invite de mot de passe peut ne pas s’afficher correctement du premier coup, ou l’enregistrement peut échouer. En général, redémarrer Word, voire l’ordinateur, résout le problème.

Petit avertissement : si vous perdez votre mot de passe, Office ne propose aucune solution miracle. Vous devrez utiliser un logiciel tiers ou un service en ligne pour le récupérer, ce qui n’est pas toujours fiable ni sûr. Alors, conservez précieusement tous vos mots de passe !