PDB Help

Comment résoudre le problème de Power Query qui ne détecte pas les nouveaux fichiers dans SharePoint

📅
🕑 5 minutes de lecture

Power Query est idéal pour importer des fichiers SharePoint dans Power BI ou Excel, mais il n’est pas sans défaut. Parfois, même si les fichiers sont bien présents sur SharePoint, ils n’apparaissent pas dans l’aperçu Power Query ou ne se chargent pas. Frustrant, n’est-ce pas ? C’est étrange, car cela peut être dû à un problème de cache, d’autorisations ou simplement à la façon dont SharePoint gère les URL. Ce guide explique comment résoudre cette erreur de dossier SharePoint pour que vous ne perdiez pas de temps à vous demander si vous avez fait une erreur. Après avoir essayé ces solutions, vos fichiers les plus récents devraient s’afficher sans problème. Notez que certaines solutions sont rapides, d’autres demandent un peu plus d’efforts ; vous devrez peut-être en essayer plusieurs avant que la solution ne fonctionne.

Comment corriger les erreurs de dossier SharePoint dans Power Query

Vérifier les autorisations d’administrateur

Il ne s’agit pas d’une simple option, mais d’une étape fondamentale. Sans les droits d’accès appropriés, Power Query ne pourra ni afficher ni charger les fichiers. Qu’il s’agisse d’un problème d’autorisation ou de restrictions de compte, la première chose à faire est de vérifier auprès de votre administrateur informatique ou SharePoint que votre compte dispose bien d’un accès en lecture à ce dossier. Parfois, le simple fait d’être connecté avec un autre compte ou via un lien invité peut limiter l’accès aux fichiers. Dans certaines configurations, cette vérification vous épargnera des heures de dépannage, car, soyons honnêtes, vider le cache ou modifier l’URL ne servira à rien si les autorisations sont incorrectes. Si les autorisations sont correctes, passez aux autres solutions.

Vérifiez votre connexion Internet

Cela peut paraître bête, mais c’est étonnamment fréquent. SharePoint a besoin d’une connexion stable car il récupère les métadonnées et les fichiers de manière dynamique. Si vous utilisez le Wi-Fi, vérifiez que votre connexion est bien établie. Redémarrez votre routeur si nécessaire : parfois, en cas de perturbations du réseau, Power Query peut avoir du mal à afficher les fichiers nouveaux ou mis à jour. Si votre connexion Internet est instable, le cache peut télécharger d’anciennes informations ou se bloquer, donnant l’impression que les fichiers ont disparu. Attendez-vous à voir des erreurs ou des listes obsolètes si votre connexion n’est pas suffisamment stable. Sur un ordinateur, cela a résolu le problème, sur un autre, il persistait ; il est donc important de vérifier.

Actualiser la requête – Plus qu’un simple clic rapide

Si une simple actualisation ne suffit pas, il est temps de procéder à une actualisation plus approfondie. Il arrive que Power Query ne prenne pas en compte les nouveaux fichiers, car le cache ou la requête est désynchronisé. Accédez à Excel via l’ onglet Données ou à Power BI via le bouton Transformer les données. Faites un clic droit sur votre requête dans le volet Requêtes et connexions, puis sélectionnez Actualiser. Cela permet de récupérer à nouveau les données ; parfois, cela fonctionne immédiatement, parfois vous devrez fermer et rouvrir le fichier, voire redémarrer Power BI. D’après mon expérience, une actualisation complète permet d’éliminer les données obsolètes persistantes, car, bien sûr, Power Query a tendance à compliquer les choses inutilement.

Utilisez l’URL complète du dossier SharePoint

C’est très important. Partager un simple lien de dossier ou une URL partielle peut poser problème à Power Query. Au lieu de pointer vers un raccourci de dossier, dans Excel, accédez à Données > Importer des données > À partir d’un dossier SharePoint. Collez l’URL racine du site (par exemple : https://companyname.sharepoint.com/sites/VotreSite ).Cliquez ensuite sur OK. Vous obtiendrez la liste de tous les fichiers contenus dans le dossier, et non plus seulement celle du dossier principal. Dans la fenêtre Navigateur, sélectionnez ensuite votre dossier ou fichier. Cliquer sur Transformer les données ouvre l’éditeur Power Query, où vous pouvez actualiser la page et vérifier que vous visualisez bien les dernières données importées. Cette méthode garantit que Power Query n’utilise pas une vue mise en cache ou partielle de SharePoint.

Vider le cache de Power Query

Cette étape permet de réinitialiser Power Query. Un cache corrompu ou des données obsolètes peuvent perturber la détection des fichiers. Pour vider le cache dans Excel, accédez à Fichier > Options, puis cliquez sur Données. Faites défiler jusqu’à la section Paramètres du cache et recherchez un bouton intitulé Supprimer les fichiers mis en cache (ou similaire).Confirmez, redémarrez Excel et vérifiez si vos nouveaux fichiers apparaissent. Dans Power BI, accédez à Fichier > Options > Chargement des données et videz le cache. Il arrive que le cache masque les nouveaux fichiers car il est bloqué ou corrompu ; cette opération permet de tout actualiser.

Vérifiez vos filtres

Les filtres peuvent être trompeurs. Si vous en avez appliqué dans les étapes appliquées de Power Query, ils peuvent masquer des fichiers récents. Ouvrez votre requête dans l’éditeur Power Query, puis consultez le volet « Étapes appliquées » à droite. Si une étape filtre certains types de fichiers ou plages de dates, elle peut masquer involontairement les fichiers récemment importés. Vérifiez chaque étape, en particulier les conditions de filtrage, et décochez-les si nécessaire. Supprimez tous les filtres, puis actualisez la page. Parfois, cela suffit pour que les nouveaux fichiers apparaissent. Assurez-vous également que les filtres de colonnes ne restreignent pas votre affichage. Sur certaines configurations, les filtres persistent même après un rechargement, ce qui est gênant, mais peut être résolu.

Résumé

  • Vérifiez les autorisations auprès de votre administrateur — ne négligez pas cette étape.
  • Assurez-vous que votre connexion internet est stable.
  • Utilisez l’URL complète du site SharePoint dans Power Query.
  • Videz régulièrement le cache – le cache de Power Query peut être étonnamment tenace.
  • Vérifiez les filtres dans Power Query — ils masquent probablement vos nouveaux fichiers.

Conclure

En résumé, ces solutions permettent de résoudre les problèmes les plus courants lorsque les fichiers SharePoint ne s’affichent pas dans Power Query. Les autorisations, les URL, le cache et les filtres sont souvent en cause. Parfois, une simple actualisation ou un vidage du cache suffit ; d’autres fois, il faut approfondir la question. Espérons que cela permettra à certains d’éviter bien des frustrations. Car, soyons honnêtes, faire fonctionner SharePoint correctement avec Power Query n’est pas toujours simple, mais ces étapes devraient vous faciliter la tâche.