Comment organiser ses e-mails en créant des dossiers dans Microsoft Outlook

Dans Microsoft Outlook, les dossiers fonctionnent un peu comme les répertoires de votre ordinateur. Ils permettent de trier et de ranger vos e-mails, vous évitant ainsi de devoir parcourir une multitude de messages à la recherche d’un document important. Par défaut, vous disposez des dossiers suivants : Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons et Éléments supprimés. Mais le véritable atout d’Outlook réside dans la création de vos propres dossiers. C’est comme un système de classement personnalisé : retrouver des documents devient beaucoup plus simple, surtout si votre boîte de réception est pleine.

En créant des dossiers, vous maîtrisez mieux votre boîte mail. Par exemple, des dossiers distincts pour les projets professionnels, les factures et les documents personnels vous permettent de classer directement les e-mails au bon endroit au lieu de les laisser s’accumuler. Vous pouvez déplacer les e-mails manuellement ou configurer des règles pour un déplacement automatique (nous y reviendrons).Votre boîte de réception reste ainsi plus claire et vous retrouvez plus rapidement les messages importants. Et si vous préférez une organisation encore plus poussée, les sous-dossiers sont vos alliés : imaginez un dossier principal « Projets » avec des sous-dossiers pour chaque projet.

En résumé, les dossiers sont particulièrement utiles lorsqu’on reçoit quotidiennement un grand nombre d’e-mails. Au lieu de faire défiler sans cesse vos messages, vous pouvez ouvrir vos dossiers personnalisés. C’est une façon simple de rester organisé sans se perdre dans un flot incessant de messages.

Comment créer des dossiers dans Microsoft Outlook ? Étapes simples

Créer des dossiers dans Outlook n’est pas très compliqué, mais on pourrait croire que ça devrait l’être, alors que ce n’est pas toujours le cas. Commencez par ouvrir Outlook et accédez au volet Dossiers, situé à gauche. Faites un clic droit sur votre compte de messagerie ou sur la Boîte de réception, sélectionnez Nouveau dossier, donnez-lui un nom et appuyez sur Entrée. Voilà ! Le nouveau dossier apparaît immédiatement, prêt à accueillir vos e-mails.

C’est vraiment très rapide. Si le volet des dossiers n’est pas affiché ou est réduit, cliquez simplement sur la petite flèche à gauche ; il arrive qu’Outlook le masque pour gagner de la place, ce qui est plutôt agaçant. Une fois le volet développé, vous verrez les dossiers par défaut ainsi que le nouveau.

Ouvrir Microsoft Outlook

Cliquez sur Démarrer (ou appuyez sur la touche Windows), recherchez Microsoft Outlook.
Cliquez dessus et attendez le chargement. Si l’application n’est pas déjà épinglée à votre barre des tâches, vous la trouverez peut-être dans votre liste d’applications.
Profitez-en pour vérifier que votre compte de messagerie se synchronise correctement et qu’aucune erreur ne s’affiche. Il arrive que des problèmes de connexion masquent ou empêchent le bon fonctionnement des actions sur les dossiers.

Anecdote amusante : sur certaines configurations, Outlook peut se montrer capricieux. Si la création d’un dossier échoue du premier coup, essayez de redémarrer l’application, voire votre ordinateur.Étrange, mais pas impossible.

Localisez le volet des dossiers

Regardez à gauche de la fenêtre. Il s’agit du volet des dossiers.
Si le menu est réduit ou masqué, appuyez sur la petite flèche pour le développer. Vous devriez voir vos dossiers par défaut, comme Boîte de réception et Éléments envoyés.

Ce panneau vous permet de gérer vos dossiers en toute simplicité. Sans lui, la création et l’organisation de dossiers sont bien plus fastidieuses.

Faites un clic droit sur la boîte de réception ou votre compte de messagerie.

Survolez la boîte de réception, faites un clic droit et un petit menu apparaîtra.
Choisissez « Nouveau dossier ». Si vous souhaitez l’imbriquer davantage, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un dossier existant pour créer un sous-dossier ultérieurement ; nous y reviendrons plus tard.

La plupart des gens créent des dossiers dans la boîte de réception car c’est facile à retenir, mais honnêtement, vous pouvez placer de nouveaux dossiers n’importe où dans l’arborescence des dossiers qui vous semble logique.

Sélectionnez l’option Nouveau dossier

Après avoir cliqué sur Nouveau dossier, Outlook ajoute un champ de nom modifiable directement dans le volet des dossiers.
C’est l’occasion de lui donner un nom – soyez descriptif pour qu’elle soit facile à retrouver plus tard. Pensez à « Factures 2024 » ou « Client A ».

Conseil de pro : choisissez des noms clairs mais plutôt courts — rien de plus agaçant que de cliquer pour trouver un dossier intitulé « Trucs dont je pourrais avoir besoin plus tard, mais je ne sais pas quand ».

Saisissez un nom pour le dossier

Saisissez le nom de votre choix, puis appuyez sur Entrée.
Le nouveau dossier devrait apparaître immédiatement et rester en place. Déplacez-y maintenant les courriels importants.

Cette étape est assez simple mais cruciale : bien nommer ses adresses e-mail permet de rendre la recherche plus rapide et plus facile.

Déplacer les e-mails dans le dossier

Cliquez sur votre boîte de réception ou sur un autre dossier, sélectionnez les e-mails (clic ou Ctrl+clic), puis faites-les glisser dans le nouveau dossier.
Ou bien, faites un clic droit sur un e-mail, choisissez Déplacer, puis sélectionnez le dossier que vous venez de créer.

C’est la base de l’organisation : prenez l’habitude de ranger vos documents dans des dossiers au lieu de laisser votre boîte de réception devenir incontrôlable.

Créez des sous-dossiers pour une meilleure organisation.

Faites un clic droit sur le dossier existant dans lequel vous souhaitez créer un sous-dossier.
Sélectionnez Nouveau dossier, donnez-lui un nom et appuyez sur Entrée.
Vous avez maintenant une hiérarchie imbriquée, comme Projets > Refonte du site web.

Les sous-dossiers sont particulièrement utiles si vous gérez plusieurs clients ou projets. Ils permettent de tout garder bien organisé, et retrouver un courriel est beaucoup plus facile lorsqu’il se trouve dans le bon sous-dossier.

FAQ

Pourquoi devrais-je me donner la peine de créer des dossiers dans Outlook ?

Parce que votre boîte de réception n’est pas censée être le seul endroit où stocker vos messages. Les dossiers vous aident à les classer et à les retrouver plus rapidement, au lieu de devoir parcourir des centaines de messages.

Existe-t-il une limite au nombre de dossiers que je peux créer ?

Microsoft Outlook vous permet de créer une multitude de dossiers et de sous-dossiers ; alors oui, laissez libre cours à votre imagination ! Mais attention à ne pas en abuser, sinon vous risquez de vous y perdre.

Puis-je configurer des règles pour que les e-mails soient automatiquement classés dans des dossiers ?

Absolument. La fonctionnalité Règles d’Outlook est très pratique : allez dans Fichier, puis Gérer les règles et les alertes, et définissez des conditions (comme l’expéditeur ou l’objet).Votre boîte de réception sera ainsi plus automatisée et vos dossiers plus dynamiques.

Puis-je renommer ou supprimer un dossier ultérieurement ?

Oui, faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez Renommer le dossier ou Supprimer le dossier. C’est très simple, et vous pouvez modifier l’organisation selon vos besoins.

Y a-t-il autre chose à surveiller ?

Attention : la suppression de dossiers peut entraîner la suppression ou le déplacement des e-mails qu’ils contiennent. En cas de doute, sauvegardez vos e-mails ou vérifiez leur contenu avant de supprimer un dossier.