Comment maîtriser les astuces Excel essentielles pour chaque utilisateur

Excel propose une multitude de fonctionnalités pratiques qui peuvent accélérer considérablement votre flux de travail, notamment lorsque vous traitez des données complexes ou que vous cherchez à embellir le tout. C’est un peu étrange, mais parfois, une simple astuce permet de gagner un temps précieux, comme ajouter des bordures, formater des numéros de téléphone ou supprimer des lignes vides. La plupart des gens se contentent de manipuler des formules ou de cliquer sans but précis, mais connaître quelques raccourcis et astuces simplifie grandement la vie. Alors, si vous avez déjà regardé une feuille de calcul ennuyeuse en vous disant : « Il doit bien y avoir une solution plus simple », ces conseils pourraient vous être utiles. Attendez-vous à une mise en forme plus fluide, des modifications plus rapides et peut-être même à des moments inoubliables lors de votre prochaine session Excel.

Conseils Excel pour les débutants

Franchement, Excel peut paraître complexe au premier abord, avec toutes ses options et ses menus. Mais le décomposer en éléments plus petits et plus faciles à gérer est très utile. Plus vous utilisez ces astuces, plus il devient intuitif et, soudain, moins intimidant. Que vous souhaitiez nettoyer des données ou simplifier la lecture de votre feuille, ces conseils sont efficaces sans trop compliquer les choses.

Comment ajouter des bordures aux cellules Excel

Ce raccourci est assez simple, mais étonnamment peu utilisé. Une fois les cellules sélectionnées (en-têtes ou totaux), appuyez sur Alt + H + B + A« toutes en même temps ».Des bordures sont appliquées autour de votre sélection, ce qui rend les données beaucoup plus nettes. C’est particulièrement pratique pour mettre en évidence des totaux ou des regroupements, car sans bordures, tout se mélange. Sur certains ordinateurs, ce raccourci ne fonctionne pas immédiatement ou peut nécessiter un redémarrage rapide d’Excel, mais il permet généralement de mettre de l’ordre dans votre feuille en quelques frappes.

Comment rendre les numéros de téléphone faciles à lire dans Excel

Ce problème peut être agaçant : les données importées ressemblent souvent à une longue chaîne de chiffres, comme 5555555555, ce qui n’a aucun sens à première vue. Vous souhaitez obtenir un format comme (555) 555-5555, n’est-ce pas ? Voici l’astuce : saisissez le format souhaité dans une cellule adjacente, par exemple « (555) 555-5555 ».Ensuite, faites glisser cette cellule vers le bas pour l’appliquer à toute la colonne. Sélectionnez ensuite la colonne contenant les chiffres bruts et appuyez sur Ctrl + E. La fonction de remplissage instantané d’Excel entre en action et formate automatiquement les autres chiffres selon votre modèle. C’est un petit moment magique ; je ne sais pas pourquoi cela fonctionne parfois mieux que d’autres, mais cela fait gagner un temps précieux lors du nettoyage des contacts.

Comment mettre en majuscule la première lettre d’un texte

On vous a probablement donné une liste de noms avec des majuscules bizarres, comme « JuDy SaNhZ ».Corriger ce problème est simple : dans une nouvelle cellule à côté du nom problématique, saisissez =Proper(A1)(en supposant que le nom se trouve dans la cellule A1).Lorsque vous appuyez sur Enter, Excel convertit la première lettre en majuscule et les autres en minuscules. Plutôt pratique, non ? Sur certaines configurations, la formule est suggérée dès que vous commencez à saisir, ce qui est pratique. Faites glisser cette formule vers le bas pour obtenir une liste complète, et voilà, les noms sont correctement mis en forme sans avoir à les corriger manuellement.

Comment supprimer les lignes vides dans Excel

Vous êtes face à une feuille encombrée de lignes vides ? Le faire une par une est fastidieux : clic droit, supprimer, répéter. Sélectionnez plutôt toute votre plage de données, appuyez sur F5, puis sur Spécial. Choisissez « Blancs » et cliquez sur OK. Toutes les cellules vides sont mises en surbrillance. Appuyez ensuite sur Ctrl + -(touche moins).Une invite apparaît : sélectionnez « Ligne entière » et cliquez sur OK. Ces lignes vides disparaissent en un clin d’œil. C’est un gain de temps, même si sur certaines configurations, c’est un peu instable ou nécessite quelques essais, mais généralement, le résultat est satisfaisant.

Comment numéroter les cellules Excel elles-mêmes

C’est l’un de ces moments où je me suis demandé pourquoi je n’y avais pas pensé. Au lieu de numéroter les lignes manuellement, utilisez des formules, comme =SEQUENCE(COUNTA(A:A))dans une cellule, qui remplissent automatiquement les numéros de ligne d’une colonne. Il suffit de cliquer sur la lettre de la colonne (par exemple, A), d’ajouter la parenthèse fermante et d’appuyer sur Enter. Désormais, chaque fois que vos données augmentent ou diminuent, vos numéros de ligne sont mis à jour automatiquement. Croyez-le ou non, cette astuce a été utile sur des feuilles de calcul contenant des centaines de lignes, évitant ainsi de nombreuses renumérotations manuelles. Je ne sais pas pourquoi, mais cette petite astuce change la donne pour les projets en cours.

La puissance de Ctrl E

Vous avez déjà eu une liste de noms complets et vous avez voulu séparer les noms et prénoms ? Au lieu de copier manuellement les données dans de nouvelles colonnes ou d’utiliser des formules étape par étape, utilisez simplement Ctrl + E. Saisissez les prénoms dans une colonne, sélectionnez la colonne suivante où vous souhaitez saisir les noms, puis appuyez sur Ctrl + E. Le remplissage instantané d’Excel se déclenche et devine le motif en fonction de votre saisie. C’est un peu étrange : sur certains ordinateurs, cela fonctionne parfaitement du premier coup, sur d’autres, un redémarrage peut suffire. Malgré tout, cela m’a épargné des heures de copier-coller manuel, surtout avec de longues listes.

Comment ajouter des lignes avec la touche Maj

Besoin d’insérer plusieurs lignes rapidement ? Faire un clic droit à chaque fois est fastidieux. Sélectionnez plutôt la ligne où vous souhaitez ajouter les nouvelles lignes, puis maintenez la touche Shift. Faites glisser le curseur vers le bas pour sélectionner autant de lignes que vous souhaitez ajouter. Une fois la zone sélectionnée, relâchez la touche. Faites un clic droit dans la sélection et choisissez « Insérer ». Vous obtiendrez ainsi des lignes vides insérées sans effort. Idéal pour gérer de grands ensembles de données ou restructurer votre feuille à la volée.

Comment ajouter des cases à cocher aux cellules Excel

Idéal pour les listes de contrôle ou les listes de tâches. Commencez par déverrouiller l’ onglet Développeur. Allez dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban, cochez la case à côté de Développeur, puis cliquez sur OK. L’onglet apparaît alors dans votre ruban. Cliquez sur Développeur, puis choisissez Insérer. Sélectionnez l’icône de case à cocher. Le curseur de votre souris se transforme en croix. Cliquez sur la cellule où vous souhaitez insérer la case à cocher ; elle apparaît. Pour créer plusieurs cases à cocher, sélectionnez la cellule, puis faites glisser Ctrl + C et sélectionnez les autres cellules avant de coller. Veillez simplement à ne pas inclure la cellule contenant la première case à cocher lorsque vous sélectionnez la zone à copier, sinon vous obtiendrez des chevauchements irréguliers. Une fois la case à cocher définie, vous pouvez lier chaque case à cocher à d’autres cellules pour un suivi plus avancé, mais c’est plus complexe.

Conclure

Excel regorge d’astuces pratiques. La plupart du temps, il suffit de savoir où les trouver et quels raccourcis utiliser. En faisant quelques essais, ces astuces peuvent transformer une feuille de calcul ennuyeuse en un document de travail vraiment efficace. Parfois, il suffit d’essayer un ou deux raccourcis pour voir si cela vous fait gagner du temps. Quoi qu’il en soit, j’espère que certaines d’entre elles vous seront utiles la prochaine fois que vous vous lancerez dans Excel. Espérons que cela vous aidera.

Résumé

• Utiliser Alt + H + B + Apour des bordures rapides.
• Appliquez Flash Fill Ctrl + Epour formater des données telles que des numéros de téléphone ou des noms.
• Utiliser =Proper()pour corriger la capitalisation du nom.
• Supprimez rapidement les lignes vides avec F5→ Spécial → Vides, puis Ctrl + -.
• Numérotez les lignes automatiquement avec =SEQUENCE().
• Divisez les noms avec Ctrl + E— magie.
• Ajoutez plusieurs lignes en les mettant en surbrillance et en les faisant glisser avec Shift.
• Activez l’onglet Développeur pour ajouter des cases à cocher.

Conclure

Après avoir expérimenté ces astuces, il est clair qu’Excel est plus puissant qu’on ne le pense. Testez, maîtrisez les raccourcis et, soudain, vos feuilles de calcul ne seront plus aussi intimidantes. Peut-être qu’une ou deux de ces astuces vous éviteront bien des soucis par la suite, ou du moins vous donneront l’air d’un expert d’Excel. J’espère que cela permettra à quelqu’un d’accélérer un peu son flux de travail.