Comment inviter efficacement des participants à vos réunions Zoom

Vous essayez de faire durer une réunion Zoom de plus de 40 minutes avec le compte gratuit ? Oui, cette limite de 40 minutes est un véritable casse-tête. Mais pour vous simplifier la vie, partager les informations de la réunion rapidement et efficacement est essentiel, que vous soyez sur ordinateur, en ligne ou même sur mobile. Si copier l’identifiant et le mot de passe fonctionne, il existe plusieurs façons de diffuser les informations d’invitation pour que tout le monde puisse participer sans problème. C’est assez étrange de constater que l’interface de Zoom diffère selon l’endroit où vous la créez, et parfois, les choses ne sont pas évidentes sans un peu de recherche. Voici donc quelques astuces pour créer et partager facilement ces invitations : concentrez-vous sur l’essentiel et évitez de perdre du temps à chercher des liens.

Comment créer une invitation à une réunion Zoom à partir du portail Web

Utilisation du portail Web Zoom

C’est probablement la méthode la plus simple, surtout si vous êtes déjà connecté au site web. Tout d’abord, rendez-vous sur le portail web Zoom (https://zoom.us) et connectez-vous avec vos identifiants de compte. Une fois connecté, cliquez sur l’ onglet « Réunion » dans la barre latérale gauche. Sélectionnez ensuite « À venir », qui est généralement la vue par défaut affichant vos réunions planifiées.

Choisissez la réunion à laquelle vous souhaitez inviter des participants en cliquant sur son titre. La page d’informations s’ouvrira. Voici ce qui peut poser problème : cherchez le bouton « Copier l’invitation ». Il se trouve généralement juste en dessous des informations de la réunion ou en bas. Cliquer dessus ouvre une fenêtre contextuelle contenant toutes les informations nécessaires à vos participants. Cela inclut l’identifiant de la réunion, le code d’accès, les numéros de téléphone et un lien cliquable. Copiez simplement le texte, puis collez-le dans un e-mail, un chat, etc. Facile, non ?

Conseil de pro : Parfois, la fenêtre de copie de l’invitation inclut une petite option « Copier l’URL ». Cependant, n’oubliez pas que copier l’intégralité de l’invitation permet généralement de gagner du temps. Sur certaines configurations, la copie par défaut peut ne pas être complète, mais vous pouvez ajouter manuellement le code d’accès pour une expérience plus fluide.

Si vous préférez organiser vos réunions via le calendrier, après avoir cliqué sur votre réunion, recherchez des options comme « Ajouter au calendrier ».Lier à Google Agenda ou Outlook vous permet d’ajouter directement des invités. Lorsque vous choisissez Google Agenda, vous serez invité à vous connecter, puis vous pourrez y ajouter des contacts. Dans certaines configurations, il suffit de modifier l’invitation du calendrier pour ajouter manuellement d’autres personnes. J’ai dû le faire plusieurs fois lorsque les options automatiques ne fonctionnaient pas correctement.

Comment inviter d’autres personnes à votre réunion Zoom à l’aide de l’application de bureau Zoom

Partage depuis l’application de bureau

Si vous utilisez déjà l’application Zoom pour ordinateur, c’est très simple. Lancez l’application, puis cliquez sur l’ onglet « Réunions » en haut. La liste de vos réunions programmées s’affichera à gauche. Trouvez la réunion que vous souhaitez partager et cliquez dessus.À droite, vous trouverez un bouton « Copier l’invitation ». Cliquez dessus pour ouvrir une fenêtre contenant tous les détails de l’invitation, notamment le lien de la réunion, l’identifiant et le mot de passe.

Copiez tout cela, puis envoyez-le par e-mail ou par chat. Il arrive que l’application ne copie pas tout parfaitement ; vérifiez donc les informations collées. Il existe des variations selon le système d’exploitation et la version de l’application : parfois, tout fonctionne parfaitement, d’autres fois, vous devez ajouter manuellement le mot de passe ou modifier l’invitation.

Autre avantage : si vous êtes déjà en réunion, vous pouvez obtenir ces informations sans quitter la réunion. Cliquez simplement sur le bouton « Participants » en bas, puis choisissez « Inviter ». Vous y trouverez des options pour envoyer un e-mail ou copier le lien directement. C’est parfois compliqué, mais ça peut être utile en cas de besoin. Vous pouvez également inviter via des applications de messagerie ou même en partageant un code QR via une capture d’écran si les participants sont pressés.

Invitation pendant une réunion en cours

C’est la solution miracle : lorsque la réunion a déjà commencé et que vous réalisez que quelqu’un a été oublié. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur l’ icône « Participants ». Ensuite, dans le nouveau panneau, cliquez sur le bouton « Inviter », généralement en bas. Vous aurez alors la possibilité d’envoyer des e-mails ou des messages via différents fournisseurs. Si vous choisissez Gmail, par exemple, un brouillon d’e-mail s’ouvre avec tous les détails pré-remplis. Ajoutez simplement les destinataires et cliquez sur « Envoyer ».

Si vous souhaitez un lien rapide, cliquez sur le petit bouton « Copier le lien » ou utilisez l’ option « Copier l’invitation » dans le menu des participants. Selon vos paramètres, le code d’accès n’est pas toujours inclus ; vérifiez donc bien les informations avant de les partager.

Comment inviter d’autres personnes sur Android

Sur Android, la procédure est similaire, mais avec quelques différences d’application. Dans l’application Zoom, appuyez sur « Participants » en bas de l’écran, puis recherchez le bouton « Inviter » en bas à gauche. Appuyez dessus pour afficher les options permettant de partager les informations de la réunion par e-mail, messagerie ou en copiant directement le lien. Ainsi, vous pouvez rapidement communiquer les détails de la réunion à quelqu’un où que vous soyez, même pressé.

La plupart du temps, il suffit d’appuyer sur quelques boutons pour que les informations soient prêtes à être partagées. Gardez à l’esprit que, selon la version de votre application, certaines options peuvent différer légèrement et, dans de rares cas, vous devrez peut-être ajouter manuellement le code d’accès s’il n’est pas inclus automatiquement.

Croisons les doigts pour que cela aide

Partager des informations sur Zoom n’est plus aussi pénible qu’avant, mais cela reste un peu incohérent. Malgré tout, connaître toutes ces différentes façons de récupérer les informations d’invitation permet d’éviter les ennuis en cas de retard ou de manque de temps. N’oubliez pas : copier les informations de la réunion, que ce soit depuis le web, un ordinateur ou un mobile, suffit généralement, mais vérifiez bien avant de les envoyer. Car bien sûr, Zoom rend parfois les choses plus compliquées que nécessaire.

Résumé

• Utilisez le bouton Copier l’invitation sur le portail Web pour obtenir tous les détails.
• Depuis l’application de bureau, même idée : copier et coller ou inviter directement.
• Lorsque vous êtes déjà dans la réunion, récupérez les informations d’invitation dans le panneau Participants.
• Sur Android, appuyez sur Participants puis sur Inviter pour partager via e-mail ou applications de messagerie.

Conclure

Si vous souhaitez prolonger vos réunions ou simplement simplifier le partage, ces options sont idéales. Elles varient parfois légèrement selon l’appareil ou la configuration, mais dans l’ensemble, elles sont assez flexibles. Après avoir déterminé ce qui fonctionne le mieux pour votre configuration, ajoutez-la à vos favoris si vous en avez assez des devinettes. Espérons que cela vous permettra de gagner du temps et d’éviter les recherches de dernière minute pour les liens et les mots de passe. Bon Zoom !