Comment imprimer des étiquettes depuis Excel en toute transparence avec le publipostage MS Word

Aligner correctement les étiquettes peut parfois s’avérer compliqué. Les premiers essais peuvent échouer, car les marges sont inexactes ou Word ne reconnaît pas les spécifications du papier de vos étiquettes. C’est un peu étrange, mais si vous êtes un expert en impression d’adresses ou d’invitations, vous savez probablement déjà à quel point il est frustrant d’avoir des étiquettes de travers ou mal alignées. Généralement, le problème vient du choix ou de la création du bon modèle d’étiquette, surtout si vous utilisez des planches d’étiquettes génériques ou non spécifiques à une marque. Cela entraîne souvent un gaspillage de papier ou de nombreux essais et erreurs.

Comment résoudre les problèmes d’alignement des étiquettes dans Word

Assurez-vous que les paramètres de votre étiquette correspondent au papier de votre étiquette

Tout d’abord, vérifiez le type de planches d’étiquettes que vous avez achetées. La plupart des papiers autocollants sont accompagnés d’un code produit ou d’informations sur le fournisseur. Vérifiez l’emballage ou la boîte d’étiquettes : recherchez des informations telles que « Avery L7160 » ou similaire.
Dans Word, accédez à Publipostage > Étiquettes > Options.
Dans la boîte de dialogue Options d’étiquette, vérifiez si le fournisseur et le numéro de produit de votre étiquette sont indiqués. Sinon, pas d’inquiétude : vous pouvez créer une étiquette personnalisée.

Si votre étiquette n’est pas répertoriée, créez un profil d’étiquette personnalisé

Cliquez sur Nouvelle étiquette dans la même boîte de dialogue.
Nommez-le de manière reconnaissable (par exemple « Fournisseur personnalisé 1 »).
Ajustez les paramètres tels que les marges supérieures et latérales, la hauteur et la largeur des étiquettes, le nombre d’étiquettes par feuille et l’espacement. Ces mesures figurent généralement sur l’emballage ou la fiche technique de vos étiquettes.
Cliquez sur OK pour enregistrer.

Vérifiez votre aperçu avant impression et vos marges avant d’imprimer

Effectuez toujours un aperçu avant impression : vous pourrez ainsi voir l’alignement des étiquettes sur le papier. Dans Word, cliquez sur « Aperçu » Ctrl + Pet consultez l’aperçu.
Si les étiquettes semblent inclinées ou décentrées, revenez à la configuration de vos étiquettes et ajustez manuellement les marges ou les dimensions des étiquettes.

Rechargez vos données de contact et testez l’impression

Utilisez une feuille de test avec quelques étiquettes seulement pour vérifier si tout est bien aligné. Mieux vaut gaspiller une feuille de papier ordinaire que votre bon papier d’étiquettes.
Ajustez et testez à nouveau si nécessaire. Parfois, un petit ajustement peut faire toute la différence.

Je ne sais pas pourquoi cela fonctionne, mais sur certaines configurations ou avec certaines planches d’étiquettes, revérifier le profil de l’étiquette et effectuer un test d’impression rapide résout souvent le problème. Bien sûr, Windows et Office rendent la tâche plus complexe que nécessaire. Continuez à modifier les marges ou les options d’étiquette jusqu’à ce que l’aperçu avant impression soit correct.

Conseils finaux pour une impression précise des étiquettes

Alignez toujours correctement vos étiquettes dans le bac d’impression. Certaines imprimantes proposent un test d’alignement d’impression ou un test d’alimentation avant d’imprimer vos étiquettes.
Si vos étiquettes sont fournies avec un modèle imprimable ou une fiche technique, utilisez-les pour vérifier les mesures avant d’effectuer un tirage complet.
Pour plus de précision, certaines personnes recommandent de faire un « test d’impression » sur du papier ordinaire, puis de le tenir contre votre feuille d’étiquettes pour voir si tout s’aligne visuellement.

Et oui, parfois, la solution la plus simple consiste simplement à créer un profil d’étiquette personnalisé avec les dimensions exactes de votre feuille. Cela demande un peu plus d’efforts au départ, mais cela vous épargne bien des tracas par la suite. Sur une configuration, cela fonctionnait, sur une autre… moins bien jusqu’à ce que les marges soient ajustées.