Comment imprimer des e-mails, des pièces jointes ou des messages individuels depuis Outlook

Imprimer ses e-mails reste une tâche basique, mais parfois fastidieuse. Que ce soit pour conserver une trace écrite, remettre un e-mail imprimé à quelqu’un ou simplement pour avoir des copies papier, savoir comment procéder facilement peut vous éviter bien des tracas. Si vous utilisez Microsoft Outlook, c’est assez simple une fois les étapes comprises. Cependant, les différentes versions, options d’impression et réglages de mise en page peuvent vite devenir un vrai casse-tête. Surtout si vous souhaitez imprimer seulement une partie d’un e-mail ou plusieurs messages à la fois : c’est là que les choses se compliquent. Au fil des ans, de nombreux utilisateurs ont rencontré des problèmes tels que des impressions incomplètes, des images manquantes ou l’impression des mauvaises pages. Ce guide est là pour vous aider à y voir plus clair et à imprimer en toute simplicité.

En réalité, maîtriser ces bases vous évitera bien des tracas, du gaspillage de papier et vous permettra d’obtenir des résultats plus rapidement. De plus, quelques astuces pour imprimer uniquement les passages importants ou par lots peuvent s’avérer très utiles les matins pressés ou lorsque vous devez gérer de nombreux e-mails. Voyons maintenant comment imprimer ces e-mails sans vous arracher les cheveux.

Comment imprimer les e-mails depuis Outlook ?

Pour imprimer un e-mail depuis Outlook, il suffit d’ouvrir le message, de cliquer sur Fichier, puis sur Imprimer, de choisir votre imprimante, d’ajuster les paramètres si nécessaire (comme la mise en page ou la plage de pages), et enfin de cliquer sur le bouton Imprimer. C’est aussi simple que ça. Si vous êtes pressé, Ctrl + Pvous pouvez même appuyer sur la touche Entrée pour afficher instantanément le menu d’impression. Cependant, comme souvent avec Windows et Outlook, il y a quelques subtilités à connaître, surtout si l’impression ne se déroule pas sans accroc du premier coup. Il arrive que l’aperçu soit étrange ou que des images soient manquantes, mais pas d’inquiétude : quelques ajustements suffisent généralement à résoudre le problème. Voici la procédure détaillée.

Ouvrir l’e-mail que vous souhaitez imprimer

Ouvrez Outlook et localisez le courriel. Il est plus simple d’accéder directement au dossier où il se trouve : boîte de réception, éléments envoyés, ou tout autre emplacement.
Double-cliquez sur l’e-mail pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Imprimer directement depuis le volet d’aperçu convient pour une vérification rapide, mais l’ouverture dans une nouvelle fenêtre évite que le contenu ne soit tronqué.
Cela facilite également la gestion de la mise en forme et des pièces jointes, surtout si vous voulez que tout soit parfait.
Anecdote amusante : sur certaines configurations, les imprimantes ne sont pas toujours reconnues du premier coup ; vous devrez peut-être vérifier votre liste d’imprimantes dans Paramètres > Périphériques > Imprimantes et scanners.

Comment accéder au menu Imprimer

Une fois le courriel ouvert, cliquez sur Fichier en haut à gauche. Un menu apparaît avec des options comme Enregistrer, Imprimer, etc.
Sélectionnez Imprimer. Vous pouvez aussi simplement appuyer Ctrl + Psur une touche, ce qui est plus rapide si vous connaissez ce raccourci.
Vous obtiendrez ainsi un aperçu avant impression, vous montrant à quoi ressemblera l’e-mail une fois imprimé. Il arrive que cet aperçu présente une mise en page incorrecte ou des images manquantes ; vérifiez donc attentivement avant d’imprimer.

Sélection de l’imprimante et des paramètres

Dans la boîte de dialogue d’impression, sélectionnez l’imprimante dans le menu déroulant. Si vous avez plusieurs imprimantes, vérifiez bien votre choix, car il est plus fréquent qu’on ne le pense d’imprimer sur la mauvaise imprimante.
Vérifiez les fonctionnalités telles que la couleur, l’impression recto verso et le format de papier : certaines imprimantes gèrent ces options différemment. Choisir une imprimante dont les caractéristiques correspondent à vos besoins est essentiel.
Conseil de pro : Pour les e-mails longs ou les mises en page complexes, les différences matérielles peuvent poser problème. Il est conseillé de faire un aperçu rapide au préalable.

Ajuster les paramètres d’impression pour de meilleurs résultats

Presque toujours, vous voudrez ajuster le nombre de pages à imprimer, l’orientation ( portrait ou paysage ) et décider d’inclure ou non des en-têtes ou des signatures.
Certaines versions vous permettent de sélectionner des styles comme le style Mémo, qui ressemble au format des e-mails — pratique si vous voulez que cela vous soit familier.
Si vous imprimez beaucoup, cochez l’ option Copies.

Prévisualisez et assurez-vous que tout est correct.

Cette étape est parfois négligée, mais elle est pourtant très utile. Examinez attentivement l’aperçu avant impression afin de repérer tout texte tronqué, image manquante ou espacement incorrect.
Si quelque chose ne va pas, revenez en arrière et ajustez la mise en page ou les marges.
Sur certains systèmes, l’impression d’un long courriel peut générer de nombreuses pages ; il est donc préférable de vérifier avant de gaspiller du papier.

Enfin, imprimez ce courriel !

Lorsque tout semble correct, cliquez sur Imprimer. Envoyez le document à l’imprimante et attendez le résultat.
Vérifiez les pages imprimées. Si l’impression est floue ou tronquée, revérifiez la qualité d’impression et les paramètres de mise en page.
Il arrive parfois que les imprimantes refusent obstinément les documents ou se bloquent. Ne vous inquiétez pas et réessayez. Si nécessaire, redémarrez Outlook ou votre imprimante.

Comment imprimer une partie d’un e-mail depuis Outlook ?

C’est un peu étrange : Outlook ne permet pas nativement de sélectionner et d’imprimer seulement une partie d’un e-mail. Il faut donc ruser. La méthode la plus simple consiste à sélectionner la partie à imprimer (cliquer et faire glisser), puis à la copier ( Ctrl + C ) et à la coller dans un autre programme comme Word. Vous pourrez ensuite imprimer exactement ce que vous voulez. Autre solution : si vous utilisez la version web d’Outlook dans un navigateur, vous pouvez ouvrir l’e-mail, sélectionner la partie à imprimer, puis utiliser la fonction d’impression du navigateur avec l’option « Sélection uniquement ».

Oui, c’est un peu bricolé, mais ça fonctionne. Franchement, copier ce dont vous avez besoin dans un document Word suffit amplement ; pas besoin de se compliquer la vie.

Impression de plusieurs courriels

Vous avez plusieurs e-mails à imprimer sans les ouvrir un par un ? Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chaque e-mail pour en sélectionner plusieurs. Faites ensuite un clic droit sur l’un des e-mails sélectionnés et choisissez Imprimer. Outlook les enverra tous à l’imprimante avec vos options par défaut.

Attention : il n’est pas possible de personnaliser les paramètres de chaque e-mail individuellement. Vérifiez donc que vos paramètres d’impression par défaut vous conviennent. Il est parfois plus simple d’imprimer par lots et de régler les détails ensuite.

FAQ

Puis-je imprimer mes e-mails directement depuis Outlook Web ?

Oui, il suffit d’ouvrir l’e-mail, de cliquer sur le menu à trois points (plus d’options) et de sélectionner Imprimer. Votre navigateur chargera une version optimisée pour l’impression, et ensuite, c’est comme imprimer depuis un ordinateur : vous choisissez vos options et c’est tout.

Pourquoi mes e-mails s’impriment-ils bizarrement ?

Cela peut être dû à des pilotes d’imprimante obsolètes, à un problème de formatage dans Outlook, ou tout simplement à un bug. Vérifiez toujours l’aperçu avant impression. Si le résultat vous semble incorrect, essayez de mettre à jour votre pilote d’imprimante ou de passer à la version web pour voir si cela résout le problème.

Puis-je imprimer les pièces jointes avec les courriels ?

Dans Outlook, vous pouvez activer l’impression des pièces jointes : recherchez cette option dans la boîte de dialogue d’impression. Certaines pièces jointes (comme les fichiers PDF ou Word) seront imprimées avec l’e-mail, mais cela dépend de vos paramètres d’impression et de votre version d’Outlook.

Comment enregistrer un courriel au format PDF au lieu de l’imprimer ?

Dans le menu de l’imprimante, sélectionnez « Microsoft Print to PDF ». Lors de l’impression, il vous sera proposé d’enregistrer le courriel au format PDF. C’est une méthode pratique pour archiver sans gaspiller de papier.

Existe-t-il un moyen rapide d’imprimer les courriels ?

Oui. Il suffit d’appuyer sur la touche Ctrl + P. Le menu d’impression s’ouvre instantanément. C’est aussi simple que ça. Mais n’oubliez pas : il est parfois préférable de vérifier l’aperçu pour s’assurer que tout est correct avant d’imprimer.