Comment générer des étiquettes directement depuis Excel

Microsoft Excel est très pratique pour gérer les informations clients (noms, adresses, etc.).Mais imprimer des étiquettes d’adresse peut vite devenir compliqué. Impossible d’imprimer directement depuis Excel et d’obtenir des étiquettes bien formatées pour des enveloppes ou des cartes de vœux. C’est là que la fonction « Publipostage » de Microsoft Word entre en jeu. Elle fusionne vos contacts Excel et crée des étiquettes professionnelles en toute simplicité. Le hic ? La configuration n’est pas toujours intuitive, surtout si vous n’avez jamais utilisé cette fonction. Ce guide devrait vous aider à y voir plus clair et à imprimer vos étiquettes plus rapidement. Car, comme toujours, Windows (et Office) ont tendance à compliquer les choses, n’est-ce pas ?

Comment imprimer des étiquettes à partir d’un fichier Excel contenant une liste d’adresses en utilisant la fonction de publipostage de Word

Préparez la liste de diffusion dans Excel — assurez-vous que les colonnes sont bien resserrées.

Voici l’étape cruciale. Si votre liste d’adresses n’est pas correctement saisie, vos étiquettes seront incohérentes, voire inexistantes. L’astuce consiste à organiser vos contacts dans un tableau clair avec des en-têtes. Ces en-têtes correspondent aux informations que vous souhaitez afficher : prénom, nom, adresse, ville, département/région, code postal, etc.

Voici comment trier cette liste Excel :

Ouvrez Microsoft Excel et créez un nouveau classeur, ou ouvrez votre feuille d’adresses existante.
Placez les en-têtes de colonnes en haut de la liste. Exemples d’en-têtes : Prénom, Nom, Adresse, Ville, État/Province, Code postal. Assurez-vous qu’il n’y ait pas de colonnes ou de lignes vides.
Remplissez les champs sous chaque en-tête. Vérifiez bien l’orthographe, car les fautes de frappe apparaîtront sur vos étiquettes !
Enregistrez la feuille de calcul dans un emplacement facilement accessible. Petit conseil : sur certains systèmes, la première fois que vous tenterez de connecter cette feuille de calcul à Word, ce dernier pourrait dysfonctionner. Il est donc recommandé de conserver votre fichier dans un dossier simple comme le Bureau ou Documents.

Nommez la liste dans Excel pour que Word puisse la retrouver facilement.

Ce n’est pas obligatoire, mais cela simplifie les choses. Imaginez que vous donniez un surnom sympa à votre carnet d’adresses pour ne plus avoir à chercher le fichier par la suite. Pour ce faire :

Sélectionnez votre liste complète, en-têtes compris.
Allez dans l’ onglet Formules et cliquez sur Définir un nom (il se trouve dans le groupe Noms définis).
Saisissez un nom simple, sans espaces : par exemple, ListeDesContacts.
Cliquez sur OK. Si le nom comporte plusieurs mots, utilisez des tirets bas à la place des espaces, comme dans Customer_Addresses.

Une fois les fichiers créés, fermez Excel. Vous pourrez ensuite facilement vous référer à cette liste lors de la connexion dans Word. Il arrive que Word soit un peu capricieux lors de la première connexion ; enregistrez et fermez donc Excel avant de continuer.

Préparez votre document vierge dans Word pour le publipostage.

C’est là que réside la magie. Vous indiquez à Word : « Je veux des étiquettes », et vous lui fournissez un modèle de base.

Ouvrez un document Word vierge.
Rendez-vous dans l’ onglet « Courriers ».
Sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisissez Étiquettes dans le menu déroulant.
Dans la boîte de dialogue Options d’étiquettes, sélectionnez votre fournisseur d’étiquettes (par exemple Avery) et la référence du produit (par exemple 5160).Si vous hésitez, la référence se trouve généralement sur la boîte de vos étiquettes ; sinon, recherchez « Avery 5160 » sur Google pour trouver la référence correspondante.
Cliquez sur OK. Ensuite, en bas à gauche, cliquez sur Détails (parfois appelé Détails de l’étiquette ) pour ajuster les marges, la hauteur, la largeur, etc., si vos étiquettes ont des dimensions non standard. Une fois les réglages effectués, cliquez de nouveau sur OK.

Activez la conversion du format de fichier, car Word peut être récalcitrant.

Cela peut paraître un peu technique, mais c’est important. Il arrive que Word et Excel aient des difficultés à gérer les formats de fichiers, notamment si vous utilisez des versions différentes ou si vous enregistrez les fichiers de manière inhabituelle. Activer l’option « Confirmer la conversion du format de fichier à l’ouverture » vous évitera bien des soucis par la suite.

Dans Word, allez dans l’ onglet Fichier, puis Options.
Cliquez sur Avancé dans le menu de gauche.
Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Général et cochez Confirmer la conversion du format de fichier à l’ouverture. Word vous demandera ainsi systématiquement le format du fichier Excel lors de chaque connexion, ce qui vous évitera bien des surprises.
Cliquez sur OK.

Connectez Word à votre liste de diffusion Excel

C’est cette étape de « liaison » qui permet au fichier de se lier. Si votre fichier s’appelle « Contacts.xlsx » et qu’il est enregistré dans le dossier Documents, voici comment procéder :

De retour dans votre document Word, allez dans Publipostage et cliquez sur Sélectionner les destinataires, puis sur Utiliser une liste existante.
Localisez votre fichier Excel, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Fichiers de base de données OLE DB ou, si vous y êtes invité, cliquez simplement sur OK. Certaines versions peuvent afficher des options différentes ; si l’aperçu du fichier s’affiche correctement, vous pouvez procéder.
Sélectionnez la feuille de calcul ou la plage nommée que vous avez définie précédemment (« ContactsList », si vous l’avez nommée), puis cliquez sur OK.

Word affichera désormais des étiquettes d’espace réservé avec « Enregistrement suivant » en surbrillance. Vous y êtes presque !

Modifier, filtrer ou supprimer les destinataires indésirables

Vous souhaitez ignorer certains contacts ou vérifier une dernière fois ? Cliquez simplement sur « Modifier la liste des destinataires » dans l’ onglet « Publipostage ». Vous pouvez trier, filtrer et cocher/décocher les noms. Par exemple, si l’adresse d’une personne est obsolète, décochez-la pour empêcher l’impression de l’étiquette. Une fois terminé, cliquez sur « OK ».

Personnalisez vos étiquettes avec des champs — faites correspondre ces colonnes !

C’est là que la magie du publipostage opère vraiment. Imaginez que vous personnalisez chaque étiquette en fonction de vos données.

Cliquez sur Bloc d’adresse dans le groupe Écrire et insérer des champs dans Publipostage.
Choisissez le format d’affichage du nom, par exemple « Prénom Nom » ou « Nom, Prénom ».
Cliquez sur « Correspondance des champs » pour vous assurer que les libellés de Word affichent correctement les informations de vos colonnes. Par exemple, vérifiez que « Nom » correspond bien à « Prénom », etc.
Une fois la correspondance établie, cliquez sur OK. Le code d’espace réservé (par exemple « AddressBlock ») s’affiche sur les étiquettes.
Cliquez sur « Mettre à jour les étiquettes » dans l’ onglet « Publipostage » pour remplir toutes les étiquettes avec les champs d’adresse.

Prévisualisation et finition — en veillant à ce que les étiquettes soient bien lisibles

Cette étape permet de visualiser concrètement à quoi ressembleront les étiquettes imprimées avant de gaspiller du papier :

Cliquez sur « Aperçu des résultats » dans l’ onglet « Publipostage ».
Utilisez les flèches pour parcourir les étiquettes et vérifier l’alignement. Au besoin, ajustez la police ou l’espacement dans le document principal ; il faut procéder par essais et erreurs.
Si tout semble correct, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier les documents individuels. Sélectionnez Tous les enregistrements et cliquez sur OK.
Un nouveau document contenant toutes les étiquettes apparaît. Il ne vous reste plus qu’à imprimer, découper et c’est parti !

Astuce de pro : Ajouter des bordures facilite grandement la découpe

Si vous prévoyez de découper ces étiquettes à la main, l’ajout de bordures est utile. Cliquez simplement sur l’ icône plus (+) pour sélectionner toutes les étiquettes, puis sur l’ icône Bordure dans la barre d’outils et choisissez Toutes les bordures. Vous obtiendrez ainsi des lignes de découpe, ce qui rendra le travail plus net et moins stressant.

Et voilà ! Imprimez, découpez, et c’est terminé ! J’espère que ce tutoriel vous fera gagner du temps et vous évitera bien des tracas. Si ça a fonctionné, n’hésitez pas à laisser un commentaire ou à partager l’astuce avec quelqu’un qui galère avec ses étiquettes.

Résumé

Organisez votre liste Excel avec des en-têtes et des données clairs.
Nommez votre liste pour faciliter la consultation.
Configurez vos étiquettes Word avec le fournisseur et le produit appropriés.
Assurez-vous que la conversion du format de fichier est activée pour que Word puisse lire les fichiers Excel sans problème.
Liez Word à votre fichier Excel, puis sélectionnez votre feuille de calcul/plage de fichiers.
Faites correspondre correctement les champs et prévisualisez vos étiquettes avant impression.
Ajoutez des bordures si vous souhaitez des étiquettes faciles à découper.

Conclure

Maîtriser la fusion et le publipostage peut s’avérer complexe, surtout pour les débutants. Mais une fois le coup de main pris, imprimer des centaines d’étiquettes devient beaucoup plus simple. Pensez à bien vérifier tous vos champs et à faire un aperçu rapide avant d’imprimer. Ces conseils devraient vous permettre de gagner du temps et d’éviter bien des frustrations. Croisons les doigts pour que cela aide certains d’entre vous à imprimer leurs étiquettes plus rapidement !