Comment exporter les e-mails Outlook vers un fichier de données PST

Exporter ses e-mails Outlook dans un fichier PST est quasiment indispensable pour sauvegarder ses données ou préparer une migration. C’est particulièrement pratique avant une installation propre de Windows ou si vous transférez simplement vos e-mails, contacts et calendriers sur un autre ordinateur. On est souvent surpris du nombre de personnes qui oublient de faire des copies de sauvegarde et qui paniquent ensuite lorsque tout disparaît après une réinstallation ou un plantage. Sauvegarder toutes vos données dans un fichier PST vous apporte cette tranquillité d’esprit : vous pouvez facilement les restaurer ou les consulter à tout moment.

Ce guide vous explique comment sauvegarder vos e-mails Outlook et autres données dans un fichier PST, puis comment ouvrir ou importer ce fichier PST. Attention : si vous utilisez IMAP ou Exchange, assurez-vous qu’Outlook a bien téléchargé tous vos e-mails au préalable afin d’éviter toute perte lors de l’exportation. Si vous utilisez POP3, ignorez cette étape, car contrairement à IMAP ou Exchange, POP3 ne synchronise pas l’ensemble des données avec le serveur.

Comment sauvegarder localement les e-mails Outlook à partir de comptes IMAP, Exchange ou POP3

Méthode 1 : Forcer Outlook à télécharger tous les e-mails des comptes IMAP/Exchange

Si Outlook n’affiche pas tous vos e-mails, ou si vous souhaitez vous assurer que tout est bien supprimé du serveur avant la sauvegarde, vous devez les télécharger localement. C’est un peu étrange, mais Outlook laisse parfois des e-mails sur le serveur même s’ils ne sont pas téléchargés sur votre ordinateur ; votre sauvegarde risque donc d’en omettre certains. Cette étape garantit que tout est bien présent sur votre appareil avant l’exportation. De plus, sur certaines configurations, l’opération peut échouer la première fois, puis fonctionner après un redémarrage. Ne vous découragez donc pas si cela ne fonctionne pas immédiatement.

Voici la marche à suivre :

Ouvrez Outlook et accédez au menu Fichier.
Cliquez sur Paramètres du compte, puis sélectionnez à nouveau Paramètres du compte dans le menu déroulant.
Dans la fenêtre Paramètres du compte, choisissez votre compte IMAP ou Office365/Exchange.
Cliquez sur Modifier (ou Paramètres du compte, puis double-cliquez sur votre compte).
Recherchez le curseur intitulé « Télécharger les e-mails précédents ».
Faites-le glisser jusqu’à « Tous » et cliquez sur « Suivant ».
Cliquez sur Terminer, puis redémarrez Outlook.

Cela devrait forcer Outlook à se synchroniser et à télécharger TOUT, y compris les anciens e-mails. Sur une configuration, cela a fonctionné correctement après un redémarrage ; sur une autre, j’ai dû répéter l’opération plusieurs fois. En effet, Outlook a parfois du mal à coopérer du premier coup.

Une fois que vous disposez d’une copie locale complète, vous pouvez passer à l’exportation de vos données.

Méthode 2 : Exporter les données Outlook vers un fichier PST

Voici la marche à suivre. Maintenant que tous vos e-mails, contacts et informations de calendrier sont sur votre PC, il est temps de les archiver dans un fichier PST. Ce processus est simple, mais il est conseillé de noter l’emplacement où vous enregistrez le fichier PST, surtout si vous souhaitez le restaurer ou l’ouvrir ultérieurement.

Voici comment :

Ouvrez Outlook et accédez au menu Fichier.
Choisissez Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Exporter vers un fichier et cliquez sur Suivant.
Sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst) et cliquez sur Suivant.
Sélectionnez le dossier ou le compte de messagerie que vous souhaitez exporter. Assurez-vous que l’option « Inclure les sous-dossiers » est cochée afin qu’aucun élément ne soit oublié.
Cliquez sur Parcourir pour choisir l’emplacement où enregistrer le fichier PST. Saisissez un nom facile à retenir, car ce fichier peut être volumineux.
Cliquez sur OK, puis sur Terminer et patientez pendant qu’Outlook effectue le traitement. Cela peut prendre un certain temps, selon le volume de vos e-mails.

Vous disposez maintenant d’un fichier PST ! Pour consulter son contenu ultérieurement, ou si vous déplacez des données vers un autre emplacement, il vous suffit de l’ouvrir à nouveau dans Outlook.

Affichage ou restauration d’un fichier PST

Si vous souhaitez consulter le contenu de ce fichier PST ou le réintégrer dans Outlook, voici la marche à suivre :

Allez dans Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir un fichier de données Outlook.
Accédez à votre fichier PST, sélectionnez-le et cliquez sur OK.
Il apparaîtra dans votre liste de dossiers Outlook, prêt à être parcouru ou à partir duquel vous pourrez glisser-déposer des e-mails.

Pour importer les données dans votre boîte aux lettres active (par exemple, après une réinstallation), il vous suffit de procéder comme suit :

Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.
Sélectionnez Importer à partir d’un autre programme ou fichier et cliquez sur Suivant.
Choisissez le fichier de données Outlook (.pst).
Accédez à votre fichier PST, cochez « Inclure les sous-dossiers », puis sélectionnez le compte ou la boîte aux lettres dans lequel vous souhaitez tout restaurer et cliquez sur Terminer.

Et voilà. Après tout ça, vous aurez une sauvegarde locale qui devrait protéger vos données, au moins jusqu’à nouvel ordre.

Résumé

Forcez Outlook à télécharger tout si vous utilisez IMAP ou Exchange, en particulier les anciens courriels.
Exportez vos boîtes aux lettres au format PST via Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.
Ouvrez ou importez des fichiers PST pour sauvegarde ou restauration en cas de besoin.

Conclure

Ce processus n’est pas très compliqué, mais Outlook peut parfois être capricieux. L’important est de s’assurer que tout est téléchargé avant l’exportation, afin d’éviter une sauvegarde incomplète. Une fois votre fichier PST créé, déplacer ou restaurer vos e-mails se fait en quelques clics. Espérons que cela permette à certains d’éviter, ne serait-ce qu’un peu, les moments de panique habituels.