Comment exporter les e-mails au format PST dans Outlook sous Windows 11

Microsoft a enfin corrigé un défaut assez gênant de la nouvelle application Outlook pour Windows : elle prend désormais en charge les fichiers de données Outlook, aussi appelés fichiers PST. Si vous évitiez cette application jusqu’à présent à cause de son incompatibilité avec les fichiers PST, c’est du passé. Vous pouvez maintenant exporter vos e-mails au format PST quasiment aussi facilement qu’avec la version classique d’Outlook : quelques clics suffisent. Idéal pour sauvegarder vos e-mails, les déplacer ou simplement les archiver et les organiser.

Ce guide vous aidera à exporter vos e-mails depuis Outlook sous Windows 11 afin de sauvegarder ou transférer vos données facilement. Rien de bien compliqué, mais l’interface ou la procédure peuvent parfois paraître un peu obscures. Voici donc un tutoriel étape par étape pour tout vous expliquer. La procédure devrait fonctionner de la même manière sur les autres versions de Windows, mais elle a été principalement testée sous Windows 11.

Exporter les e-mails vers un fichier de données Outlook (.PST) dans la nouvelle application Outlook

Préparation de l’application et navigation vers le bon endroit

Pour commencer, ouvrez l’application Outlook. Vous pouvez le faire via le menu Démarrer, la barre de recherche ou tout autre accès rapide de votre choix.
Une fois la fenêtre ouverte, cliquez sur Fichier dans le menu du haut. Sélectionnez ensuite Paramètres. Si l’option n’apparaît pas immédiatement, vérifiez que vous êtes bien dans la fenêtre principale d’Outlook et non dans un volet secondaire.
Dans les Paramètres, cherchez « Fichiers de données » dans la barre latérale gauche. Attention, la recherche peut être un peu délicate. Si vous cherchez « Exporter », l’option n’est peut-être plus directement sous « Fichiers de données ».Il vous faudra peut-être explorer les Options ou les Paramètres avancés. Si vous voyez un bouton « Exporter », c’est le bon endroit. Sinon, consultez le menu principal ou les points de suspension (…) pour trouver les options d’exportation.

Remarque : Sur certaines configurations, l’option d’exportation n’est pas directement accessible. Vous devrez peut-être y accéder via les paramètres du compte ou via les options Restaurer ou Exporter du menu principal.

Démarrage du processus d’exportation

Cliquez sur « Démarrer » ou sur le bouton Exporter. Une nouvelle boîte de dialogue intitulée « Exporter vers un fichier de données Outlook » devrait s’ouvrir.
C’est là que les choses se compliquent un peu. Commencez par choisir le compte de messagerie à exporter si vous en avez plusieurs. Généralement, un menu déroulant affichant vos adresses e-mail ou noms de compte apparaît ; sélectionnez celui que vous souhaitez exporter.
Ensuite, choisissez les dossiers (boîte de réception, éléments envoyés, dossiers personnalisés) ; idéalement, sélectionnez-les tous pour ne rien oublier. Il n’y a rien de pire que de rater des e-mails importants.

Cette partie est un peu floue car les options peuvent varier en fonction des mises à jour, mais en général, vous sélectionnez ici la portée de l’exportation.

Choisissez les périodes et la gestion des doublons

Après avoir cliqué sur Exporter, vous verrez des options : sélectionnez une plage de dates si vous souhaitez seulement un extrait d’e-mails, ou choisissez « Tout » pour tous les e-mails. Parfois, une option permet de gérer les doublons ; choisissez celle qui convient le mieux à votre situation (« Remplacer les doublons », « Conserver les deux », etc.).
L’interface est généralement simple, mais si elle présente quelques incohérences, choisissez simplement l’option qui vous convient. Sur certains ordinateurs, la boîte de dialogue peut ne pas s’afficher du premier coup ; ne vous découragez donc pas après une première tentative.

Choisissez un emplacement de sauvegarde et finalisez.

Cliquez ensuite sur le bouton « Choisir un fichier ». Accédez au dossier où vous souhaitez enregistrer le fichier PST (par exemple, votre Bureau ou un dossier de sauvegarde dédié).Donnez-lui un nom facile à retrouver.
Cliquez sur OK. Vous verrez alors une invite de mot de passe si vous souhaitez en définir un pour le fichier PST. Honnêtement, ce n’est pas toujours nécessaire, mais si la sécurité vous préoccupe, n’hésitez pas. N’oubliez pas ce mot de passe, car si vous le perdez, vous ne pourrez plus accéder au fichier PST.

Conseil : Lorsque vous y êtes invité, choisissez « Copier » comme action. L’option « Déplacer » supprimerait les e-mails du dossier « Nouveau » d’Outlook après l’exportation, ce qui n’est généralement pas souhaité.

Démarrez et surveillez l’exportation

Cliquez sur le bouton Exporter pour lancer le processus. Selon le nombre d’e-mails, cela peut prendre de quelques secondes à plusieurs heures. Soyez patient : ne fermez pas l’application en cours d’opération, au risque de corrompre l’exportation.
Laissez la nouvelle fenêtre Outlook ouverte pendant l’opération. Une fois terminée, vous devriez voir apparaître un message « Terminé » ou un écran de confirmation. C’est tout. Il vous suffit d’attendre la fin du processus sans trop intervenir.

Sur certaines configurations, l’exportation semble se bloquer ou ne démarre pas immédiatement. Redémarrer Outlook, voire Windows, peut parfois résoudre le problème ; car, bien sûr, Windows a la fâcheuse habitude de compliquer les choses.

Si cela vous intéresse, il existe également un guide sur la façon de réinstaller Outlook New sous Windows 11, ce qui peut aider à résoudre certains problèmes sous-jacents ou à actualiser la configuration.