Comment envoyer un e-mail de vote avec Outlook

Avez-vous déjà eu besoin de recueillir les votes directement des destinataires de vos e-mails dans Outlook 365 ? C’est étonnamment simple, mais si vous ne l’avez jamais fait ou si vous avez rencontré des difficultés, cela peut paraître un peu déroutant au début. En résumé, vous pouvez intégrer des options de vote directement dans vos e-mails : les destinataires n’ont qu’à cliquer sur un bouton, sans s’embêter avec des e-mails de réponse ni des instructions complexes. L’objectif est de simplifier au maximum l’expression de l’opinion de chacun, et les résultats sont clairement organisés dans Outlook. Pour info : ces étapes fonctionnent pour l’application de bureau et même pour la version web, mais la procédure peut varier selon que vous utilisez un client particulier ou une version plus ancienne.

Comment envoyer des boutons de vote dans Outlook 365

Commencez un nouveau message et choisissez vos options

Ouvrez Outlook 365, créez un nouvel e-mail et accédez à l’ onglet Options en haut de la fenêtre de message. Il se trouve généralement à côté de « Message » ou « Format du texte ».
Cliquez sur « Utiliser les boutons de vote ». Un menu déroulant s’ouvre avec des options prédéfinies, comme « Approuver/Rejeter » ou « Oui/Non ».

Choisissez vos options de vote ou créez-en des personnalisées

Choisissez l’une des options par défaut ou choisissez « Personnalisé » pour personnaliser votre propre police. Lorsque vous choisissez « Personnalisé », une boîte de dialogue apparaît.
Saisissez vos options dans le champ « Utiliser les boutons de vote », en les séparant par des points-virgules. Par exemple : « Option 1 ; Option 2 ; Peut-être » — selon ce qui correspond à votre demande.
Cliquez sur « Fermer » une fois terminé. L’e-mail est presque prêt à être envoyé.

Conseil rapide : certaines personnes oublient de définir les options personnalisées. Vérifiez donc que tout est correct avant d’envoyer. De plus, bizarrement, sur certaines configurations, les boutons de vote n’apparaissent que lorsque les destinataires ouvrent l’e-mail dans Outlook, et non sur d’autres plateformes.

Envoyez votre email et attendez les réponses

Rédigez votre message normalement. Une fois prêt, envoyez-le comme d’habitude.
Les destinataires verront un bouton « Voter » sur le ruban supérieur lorsqu’ils ouvriront l’e-mail dans Outlook. En cliquant dessus, les options de vote que vous avez définies s’afficheront. C’est simple.

Sur certains systèmes ou configurations, les boutons de vote peuvent ne pas apparaître immédiatement ou être instables. Un redémarrage d’Outlook ou un vidage du cache peuvent parfois aider. Bien sûr, Outlook doit parfois rendre la tâche plus compliquée que nécessaire.

Comment consulter les résultats du vote

Accédez à votre dossier Envoyés, ouvrez le message, puis cliquez sur Suivi dans la barre d’outils du ruban.
Cela vous montrera qui a voté et quelles options ont été choisies. Pratique pour une prise de décision rapide ou pour recueillir des commentaires.

Gardez à l’esprit que si le message a été ouvert dans un autre client de messagerie ou sur mobile, le suivi pourrait ne pas fonctionner parfaitement. Il en va de même si les destinataires n’ont pas cliqué sur le bouton dans Outlook : il arrive parfois que le suivi ne soit effectué que s’ils utilisent activement Outlook.

FAQ

Que faire si je souhaite modifier les options de vote après l’envoi ?

Malheureusement, une fois l’e-mail envoyé, vous ne pouvez plus modifier les boutons de vote. La meilleure solution est d’envoyer un e-mail de suivi expliquant la procédure à suivre ou demandant de nouveaux votes.

Puis-je personnaliser l’apparence des boutons de vote ?

Pas vraiment ; ils sont plutôt standardisés. Si vous souhaitez davantage de contrôle sur la mise en forme ou le style, vous devrez peut-être créer un sondage personnalisé via un outil en ligne et y intégrer un lien, mais c’est une toute autre histoire.

Conclure

J’espère que cela vous évitera bien des soucis la prochaine fois que vous aurez besoin d’un retour rapide d’un groupe. Une fois que vous aurez pris le coup de main avec les boutons de vote, c’est une fonctionnalité pratique : inutile de recourir à des sondages complexes ou à des applications tierces. Bien sûr, ce n’est pas parfait, mais c’est mieux que de demander aux participants de répondre manuellement avec leurs votes.

Résumé

Ouvrez un nouvel e-mail, allez dans Options.
Sélectionnez Utiliser les boutons de vote.
Choisissez un préréglage ou personnalisez les options et fermez.
Envoyez et les destinataires verront un bouton Voter lorsqu’ils l’ouvriront dans Outlook.
Vérifiez le suivi dans le message envoyé pour afficher les réponses.

Bonne chance et j’espère que cela vous facilitera un peu la vie, car pourquoi la rendre plus difficile qu’elle ne devrait l’être ?