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Comment enregistrer automatiquement les messages « Envoyer en tant que » du délégué dans le dossier Éléments envoyés du délégateur dans Microsoft 365 ?

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Gérer la délégation de boîtes aux lettres dans Microsoft 365 peut parfois s’avérer fastidieux, surtout lorsque les e-mails envoyés au nom d’une autre personne n’arrivent pas à destination, c’est-à-dire dans le dossier « Éléments envoyés » du propriétaire. Si vous constatez que les messages « Envoyer en tant que » ou « Envoyer de la part de » apparaissent uniquement dans le dossier « Éléments envoyés » de l’assistant, et non dans celui du propriétaire, ce guide est fait pour vous. La résolution de ce problème n’est pas toujours simple et, selon la configuration de votre administrateur, vous devrez peut-être modifier certains paramètres PowerShell, le Registre ou Outlook. L’objectif est de garantir que tous ces messages envoyés arrivent bien à l’emplacement prévu par le raccourci, généralement le dossier « Éléments envoyés » du propriétaire de la boîte aux lettres. Une bonne configuration facilite le suivi, offre un meilleur historique et évite la perte d’e-mails. Attention : ce n’est pas magique, mais c’est tout à fait faisable avec quelques commandes et quelques ajustements de configuration. Entrons maintenant dans le détail.

Comment s’assurer que les messages envoyés en tant que « Envoyer en tant que » sont enregistrés dans le dossier « Éléments envoyés » du propriétaire ?

Méthode 1. Configurer via PowerShell — la méthode la plus fiable si vous êtes à l’aise avec les commandes.

Cette méthode est la plus couramment utilisée par les administrateurs. Les commandes PowerShell permettent de modifier le comportement des boîtes aux lettres, individuellement ou en masse. Dans ce cas précis, elles permettent d’indiquer à Exchange de copier les e-mails envoyés en tant que ou de la part de l’expéditeur dans la boîte aux lettres du propriétaire. Concrètement, vous vous connectez à Exchange Online avec vos identifiants d’administrateur, puis vous modifiez certains paramètres. En ligne de commande, cette méthode fonctionne car elle remplace le comportement par défaut, qui a tendance à envoyer ces messages directement dans le dossier « Éléments envoyés » de l’expéditeur.

1. Connectez-vous à Exchange Online via PowerShell. Ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur, puis exécutez :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

(Remplacez par votre adresse e-mail d’administrateur. Vous devrez peut-être installer le module PowerShell Exchange Online si vous ne l’avez pas encore fait.)

2. Choisissez les messages à copier : « Envoyer en tant que » ou « Envoyer de la part de ». Exécutez ensuite l’une des commandes ci-dessous :

  • Définir l’ adresse_courriel_du_propriétaire_de_la_boîte_aux_lettres -Copie_des_messages_envoyés_activée $true

Par exemple, si John est propriétaire de « [email protected] » et qu’Helen est son assistante, vous exécuteriez la commande suivante :

Set-Mailbox [email protected] -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Cette action enverra une copie de tous les messages envoyés en tant que destinataire dans la boîte aux lettres de John. Sur certains systèmes, la modification ne sera pas immédiate ; un délai peut être nécessaire, ainsi que le redémarrage d’Outlook ou l’actualisation des autorisations. Normalement, après cette opération, les e-mails envoyés en tant que destinataire d’Helen devraient apparaître dans les éléments envoyés de John.

Vous souhaitez le désactiver plus tard ? Il suffit d’exécuter :

Set-Mailbox [email protected] -MessageCopyForSentAsEnabled $false

De même, pour « Envoyer au nom de » :

  • Définir l’ adresse_email_du_propriétaire_de_la_boîte_aux_lettres -Copie_des_messages_pour_l’envoi_au_nom_du_propriétaire_activée $true

Exemple:

Set-Mailbox [email protected] -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Si cela ne fonctionne pas immédiatement, patienter ou forcer la synchronisation peut parfois résoudre le problème. Assurez-vous également de disposer des autorisations nécessaires avant de manipuler ces commandes.

Méthode 2. Modifier le comportement d’Outlook via le Registre — car, bien sûr, Windows se doit de compliquer les choses inutilement.

Cette méthode force Outlook à copier directement les messages « Envoyer en tant que » dans la boîte aux lettres du propriétaire en modifiant le Registre. La modification du Registre n’est pas à la portée de tous, mais elle est relativement simple si vous savez ce que vous faites.

1. Avant de commencer, fermez Outlook.

2. Ouvrez l’Éditeur du Registre. Appuyez sur Ctrl+C Win + R, tapez `< regeditnom_de_l’éditeur>` et appuyez sur Entrée. Ensuite, accédez à :

  • HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

(Remplacez 16.0 par votre version d’Outlook si elle est différente, par exemple 15.0 pour 2013, etc.)

3. Créez une nouvelle valeur DWORD (32 bits). Cliquez avec le bouton droit dans le volet de droite, sélectionnez Nouveau > Valeur DWORD 32 bits, puis nommez-la DelegateSentItemsStyle. Sur certaines configurations, la création manuelle de cette clé permet de garantir le bon comportement de copie.

4. Définissez sa valeur sur « 1 ». Double-cliquez DelegateSentItemsStyle, saisissez 1 dans la zone Données de la valeur, puis cliquez sur OK. La valeur 1 permet à Outlook de copier les messages « Envoyer en tant que » dans le dossier « Éléments envoyés » du propriétaire.

5. Redémarrez Outlook. La modification devrait être prise en compte. Désormais, lorsqu’une personne envoie un e-mail au nom du propriétaire, celui-ci arrive dans le bon dossier « Éléments envoyés ».

Remarque : les modifications du registre peuvent parfois entraîner d’autres dysfonctionnements dans Outlook. Par prudence, sauvegardez votre registre ou effectuez des tests sur un profil non critique.

Méthode 3. Ajouter la boîte aux lettres du propriétaire à Outlook pour que l’assistant puisse la partager

Voici une sorte de guide, mais il fonctionne si vous souhaitez qu’Outlook reconnaisse explicitement la boîte aux lettres du propriétaire sans vous fier uniquement aux autorisations. Concrètement, ajoutez la boîte aux lettres du propriétaire directement dans Outlook, sous le compte de l’assistant, afin que les éléments envoyés soient correctement synchronisés.

Commencez par supprimer le mappage automatique de la boîte aux lettres pour éviter les doublons. Vous devrez peut-être utiliser PowerShell pour cela :

Remove-MailboxPermission -Identity OwnerMailboxName -User AssistantUserName -AccessRights FullAccess

(Remplacez par les adresses e-mail ou les noms de boîtes aux lettres réels.) Lorsque vous y êtes invité, confirmez par « O ».

Ensuite, réattribuez l’accès complet avec le mappage automatique désactivé, comme ceci :

Add-MailboxPermission -Identity OwnerMailboxName -User AssistantUserName -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false

Après cela, redémarrez Outlook. Vérifiez que la boîte aux lettres du propriétaire n’est plus ajoutée automatiquement ; si c’est toujours le cas, patientez ou redémarrez Outlook. Une fois la boîte aux lettres supprimée du volet des dossiers d’Outlook, accédez aux paramètres du compte, ajoutez l’adresse e-mail du propriétaire comme nouveau compte et synchronisez à nouveau.

Ce paramétrage garantit que lorsqu’un assistant envoie un e-mail au nom du propriétaire, celui-ci est correctement enregistré dans le dossier « Éléments envoyés » de ce dernier, sans confusion. Certes, c’est un peu contraignant, mais cela fonctionne sur la plupart des configurations.

Résumé

  • Utilisez PowerShell pour activer ou désactiver les indicateurs de boîte aux lettres pour la copie des messages envoyés
  • Si nécessaire, modifiez les paramètres du registre Outlook
  • Ajoutez directement le compte du propriétaire dans Outlook et ajustez le mappage automatique.
  • Testez toujours soigneusement les modifications apportées aux autorisations et au registre — une mauvaise manipulation peut entraîner des problèmes.

Conclure

Il n’est pas toujours simple de faire en sorte que les e-mails envoyés en tant que ou de la part de leur expéditeur arrivent dans le dossier « Éléments envoyés » de leur propriétaire dans Office 365, mais ces méthodes permettent d’y parvenir facilement. PowerShell est généralement la solution la plus fiable, mais si vous préférez modifier le registre d’Outlook, c’est également possible. Un petit conseil : soyez patient, surtout si les modifications ne sont pas prises en compte immédiatement. Un redémarrage ou une petite attente suffit parfois. En espérant que cela vous fasse gagner du temps. Bonne chance !