Comment désactiver le transfert d’e-mails dans Outlook

Désactiver la possibilité pour les destinataires de transférer un message dans Microsoft Outlook n’est pas une solution infaillible, mais cela peut s’avérer utile dans certains cas. C’est un peu étrange, mais cette fonctionnalité est surtout efficace si vous travaillez dans un environnement d’entreprise utilisant Microsoft Exchange Server. Si vous envoyez des e-mails via Gmail, Yahoo ou d’autres services gratuits, ils pourront toujours simplement transférer ou copier-coller votre message. Malgré tout, c’est une bonne mesure de dissuasion, surtout si vous ne souhaitez pas rendre le transfert trop simple.

Voici comment configurer Outlook, étape par étape. Si vous envoyez simplement un e-mail sensible au sein de votre entreprise, cela pourrait vous être utile. Gardez simplement à l’esprit que si le client de messagerie du destinataire ne prend pas en charge la gestion des droits relatifs à l’information (IRM), cela n’a pas vraiment d’importance. De plus, ces autorisations peuvent ne pas s’afficher si vous utilisez une installation Office standard sans les licences ou les modules complémentaires appropriés. Espérons donc que cela fonctionne avec votre configuration.

Comment désactiver le transfert dans Outlook

Vérifiez si les autorisations sont disponibles et appliquez IRM

Commencez à rédiger un nouvel e-mail en cliquant sur le bouton Nouvel e-mail.
Accédez à l’ onglet Options sur le ruban en haut.
Cliquez sur « Autorisations ».Si vous ne le voyez pas, cela peut être dû à votre version d’Office ou à des restrictions d’administrateur. Recherchez des options comme « Ne pas transférer » dans le menu déroulant.
Si le bouton « Autorisations » est grisé ou manquant, vous devrez peut-être d’abord vous connecter aux serveurs de gestion des droits. Pour cela, accédez à Fichier > Options > Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité > Gestion des droits (ou recherchez les paramètres IRM).Il est parfois nécessaire d’activer cette fonctionnalité via votre licence Office ou l’aide d’un administrateur.
Sur certaines configurations, cliquer sur « Se connecter aux serveurs Rights Management et obtenir des modèles » permet d’activer la fonctionnalité d’autorisations. Si elle est disponible, cliquez dessus. Une fois l’installation terminée, l’ option « Ne pas transférer » devrait apparaître sous « Autorisations ».
Sélectionnez Ne pas transférer avant de terminer votre e-mail.
Terminez votre message et envoyez-le. Les destinataires ne pourront pas transférer cet e-mail directement.

Pour les administrateurs : Activation d’IRM à l’échelle du serveur

Connectez-vous au portail d’administration.
Accédez à Outils > Services et compléments.
Recherchez « Microsoft Azure Information Protection », cliquez dessus pour le gérer et activez le service si ce n’est pas déjà fait. Il existe généralement un bouton pour l’activer.
Vous serez peut-être invité à accepter certaines étapes de confirmation. Suivez-les.
Après la configuration, redémarrez Outlook sur les machines clientes et IRM devrait être actif.

FAQ

Pourquoi l’option « Autorisations » disparaît-elle parfois ou reste grisée dans Outlook ?

Cette fonctionnalité est principalement disponible si vous utilisez les versions Pro ou Pro Plus de Microsoft Office et si IRM est correctement configuré avec votre licence. Son absence est probablement due à des restrictions de licence ou à l’absence de modules complémentaires. De plus, certaines configurations d’entreprise désactivent les fonctionnalités IRM pour des raisons de sécurité ou de politique.

Si j’utilise cette fonctionnalité IRM, les destinataires peuvent-ils toujours transférer mon e-mail ?

Ce n’est malheureusement pas garanti à 100 %.Cela empêche principalement le transfert direct depuis Outlook, mais permet toujours de copier-coller le contenu ou de faire des captures d’écran. Bien sûr, Windows rend la tâche plus complexe que nécessaire. Néanmoins, c’est un bon moyen de dissuasion si quelqu’un oublie ou ignore les restrictions.

Parfois, les autorisations restent bloquées de manière étrange au premier essai ou après un redémarrage. C’est étrange, mais sur certaines machines, un redémarrage d’Outlook ou de tout le système est nécessaire pour que les autorisations soient correctement activées. Ce n’est pas parfait, mais c’est toujours mieux que rien dans un environnement d’entreprise géré.

Résumé

Assurez-vous que IRM/Information Rights Management est activé dans votre version d’Office.
Utilisez le bouton Autorisations dans Nouvel e-mail > Options.
Sélectionnez Ne pas transférer pour verrouiller le message.
S’il manque, vérifiez votre licence, votre version d’Office et vos paramètres d’administrateur.
N’oubliez pas que ce n’est pas infaillible : les gens peuvent toujours copier ou faire une capture d’écran s’ils sont vraiment déterminés.

Conclure

Ce n’est pas une solution miracle, mais c’est une bonne solution si vous craignez un transfert accidentel ou souhaitez simplement renforcer la protection de vos e-mails sensibles. Pour les configurations d’entreprise, il est souvent utile de vérifier les paramètres IRM avec votre équipe informatique si les choses ne fonctionnent pas comme prévu. Je ne comprends pas pourquoi cela fonctionne parfois et pas d’autres fois, mais redémarrer Outlook ou réappliquer les autorisations peut parfois aider. Espérons que cela vous fera gagner quelques heures à essayer de comprendre pourquoi la fonctionnalité ne s’affiche pas !