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Comment définir une stratégie d’archivage dans Microsoft 365 Exchange Online

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Configurer une stratégie d’archivage Exchange Online n’est pas sorcier, mais il est facile de se tromper ou d’oublier une étape, surtout si vous débutez dans l’administration de Microsoft 365. Concrètement, cela permet d’éviter la saturation des boîtes aux lettres et de sauvegarder les anciens e-mails en toute sécurité, sans intervention manuelle.Étrangement, j’ai constaté que dans certains cas, l’archivage ne se déclenche pas immédiatement, même après une configuration complète. Il est donc important de savoir quelles étapes déclenchent l’archivage et comment le forcer si nécessaire.

Comment créer et appliquer une stratégie d’archivage Exchange Online (Microsoft 365 / Office 365)

Activer l’archivage des boîtes aux lettres pour les utilisateurs

Tout d’abord, la fonction d’archivage des boîtes aux lettres doit être activée pour chaque utilisateur concerné. Sans cela, tout votre travail de création de balises ou de politiques de rétention sera vain. Lorsque j’ai commencé, j’ai été surpris de constater combien de personnes oublient cette étape.

  • Connectez-vous au centre d’administration Exchange Online (à l’ adresse https://admin.cloud.microsoft/exchange#/homepage ).Accédez à Destinataires > Boîtes aux lettres.
  • Trouvez la boîte aux lettres pour laquelle vous souhaitez activer l’archivage, cliquez dessus, puis accédez à l’ onglet Autres et cliquez sur Gérer l’archivage de la boîte aux lettres.
  • Activez l’ option « Gérer l’archivage de la boîte aux lettres » (en la désactivant ) et cliquez sur Enregistrer. Cette opération peut prendre quelques minutes.

Notez que sur certaines configurations, l’affichage de l’archive dans Outlook ou OWA peut prendre un certain temps après son activation. La patience est parfois de mise. Sur un ordinateur, cela a fonctionné immédiatement ; sur un autre, il a fallu attendre l’actualisation de la boîte aux lettres.

Définir une balise de politique de rétention

C’est ici que la magie opère quant au déplacement des anciens e-mails. On crée une étiquette de rétention qui spécifie que les e-mails datant de plus de X jours doivent être archivés. Ce processus est désormais quelque peu caché dans le portail Microsoft Purview, un peu comme en 2023. Quoi qu’il en soit, il détermine quels e-mails sont déplacés et à quel moment.

  • Rendez-vous sur le portail Microsoft Purview à l’ adresse https://purview.microsoft.com/home. Pour y accéder, depuis le Centre d’administration, cliquez sur Afficher tout, puis sur Conformité.
  • Dans le portail, cliquez sur Solutions > Gestion du cycle de vie des données. Développez Exchange (hérité) et cliquez sur Balises de rétention MRM.
  • Cliquez sur « Nouvelle étiquette ». Lors de sa création, donnez-lui un nom clair comme « Déplacement vers l’archive après 1 an » et une description comme « Déplacer les e-mails de plus d’un an vers l’archive de la boîte aux lettres ».
  • Choisissez « Automatiquement vers la boîte aux lettres entière » (par défaut) et indiquez le nombre de jours pendant lesquels les e-mails doivent être déplacés (par exemple, 365 jours pour un an).Sélectionnez ensuite l’action « Déplacer l’élément vers l’archive ».

Cette partie m’a beaucoup aidé car elle définit clairement le nombre de jours après lesquels les e-mails sont archivés. C’est généralement à ce niveau que les problèmes surviennent : si ce paramètre n’est pas correctement configuré, les e-mails restent dans la boîte de réception ou sont archivés de manière aléatoire.

Créez une politique de rétention et associez-y la balise.

Ensuite, associez cette étiquette à une stratégie de rétention afin de pouvoir l’appliquer aux boîtes aux lettres. C’est comme créer une règle dans Outlook, mais à un niveau d’administration plus large.

  • Depuis le même portail, accédez aux politiques de rétention MRM et cliquez sur Nouvelle politique.
  • Nommez-le comme votre étiquette (par exemple, « Archives après 1 an »).Ajoutez l’étiquette que vous venez de créer et cliquez sur Suivant. Vérifiez et cliquez sur Envoyer. C’est très simple.

Attribuer la nouvelle politique de rétention aux boîtes aux lettres des utilisateurs

Enfin, il est temps d’attribuer cette politique aux utilisateurs. Vous pouvez le faire individuellement ou en masse. Attention : l’application automatique des règles peut prendre jusqu’à une semaine. Si vous êtes impatient, vous pouvez forcer l’application.

  • Dans le centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires > Boîtes aux lettres. Sélectionnez une boîte aux lettres, puis cliquez sur Fonctionnalités de la boîte aux lettres.
  • Sous « Politique de rétention », cliquez sur « Gérer les politiques de boîte aux lettres ».Remplacez « Politique MRM par défaut » par votre nouvelle politique, par exemple « Archivage après 1 an ».Cliquez sur « Enregistrer ».

Pour forcer l’archivage immédiat, vous pouvez vous connecter à Exchange Online via PowerShell et exécuter une commande comme celle-ciStart-ManagedFolderAssistant -Identity [email protected] : `<nom_de_la_boîte_aux_lettres>`.Cela lance immédiatement le processus d’archivage. Remplacez simplement `< [email protected]nom_de_la_boîte_aux_lettres>` par l’adresse de la boîte aux lettres.

Et oui, l’archivage ne se fait pas toujours du jour au lendemain. L’Assistant de gestion des dossiers s’exécute automatiquement environ tous les 7 jours, mais vous pouvez le lancer manuellement pour accélérer le processus.

Ça a fonctionné pour moi ; j’espère que ça fonctionnera pour vous aussi. N’oubliez pas que si vos règles ne fonctionnent pas comme prévu, vérifiez que l’archivage est activé, que vos étiquettes sont correctes et que les règles sont bien attribuées.