Comment créer une liste déroulante dans Excel : les deux meilleures techniques pour 2023

Configurer des listes déroulantes dans Excel ne se limite pas à simplifier la saisie de données : il s’agit aussi de s’assurer que chacun utilise les bonnes options, de réduire les fautes de frappe et de maintenir la base de données propre. Si vous avez déjà vu quelqu’un saisir « Ram » par erreur au lieu de « RAM » ou sélectionner un élément en dehors d’une liste prédéfinie, vous savez combien cela peut vous faire perdre de temps. En réalité, les listes déroulantes d’Excel sont étonnamment puissantes et assez faciles à maîtriser, même si vous ne souhaitez pas vous plonger dans VBA ou des macros complexes.

Ce guide pas à pas présente plusieurs méthodes, selon que vous souhaitiez une liste volumineuse et gérée ou simplement des options simples et rapides. Que vous créiez un inventaire professionnel, une liste de fournitures ménagères ou que vous souhaitiez simplement une interface de saisie de données plus claire, ces conseils devraient vous faciliter la tâche. Vous y trouverez des informations telles que la validation des données, la sécurité des listes et des instructions d’utilisation dès le départ. Gardez toutefois à l’esprit que ces fonctionnalités peuvent parfois ne pas fonctionner parfaitement du premier coup, surtout si vos plages ne sont pas nommées ou verrouillées correctement. Un peu de patience peut toutefois vous être d’une grande aide.

Comment créer des listes déroulantes dans Excel — Étapes pratiques

Créer une liste déroulante à l’aide d’une plage de données

Cette méthode est pratique lorsque vous avez une liste volumineuse, souhaitez centraliser les options et prévoyez de la mettre à jour régulièrement. Elle consiste à créer une liste dans une feuille de calcul auxiliaire, puis à y faire référence dans votre validation des données. C’est un peu étrange, mais dans certaines configurations, si vous oubliez de verrouiller cette plage ou de la nommer, la liste déroulante risque de se casser ou de ne pas se mettre à jour correctement. Soyez donc attentif aux références de vos cellules.

Créez une nouvelle feuille de calcul (cliquez avec le bouton droit sur un onglet et choisissez « Insertion > Feuille de calcul ») et nommez- la « Base de données ». C’est là que se trouve votre liste.
Dans la cellule A1, saisissez un en-tête tel que « Matériel informatique » ou tout ce qui correspond à votre liste.
Sous l’en-tête, indiquez les options que vous souhaitez voir apparaître dans la liste déroulante (comme Écran, Clavier, RAM, etc.).Copiez-collez depuis un autre emplacement si nécessaire ; conservez simplement le tout dans une seule colonne.
Il est judicieux de nommer cette plage afin de pouvoir y accéder facilement par la suite : sélectionnez les cellules de votre liste, puis accédez à l’ onglet Formules > Gestionnaire de noms > Nouveau et nommez-la par exemple « IT_List ». Cela évite les problèmes de mélange de lignes.

Liez la liste à vos cellules cibles

Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez placer la liste déroulante dans votre feuille principale.
Cliquez sur l’ onglet Données sur le ruban.
Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.
Dans la fenêtre contextuelle, dans la liste déroulante Autoriser, sélectionnez Liste.
Vérifiez que les cases à cocher Liste déroulante dans la cellule et Ignorer les espaces vides sont cochées.
Cliquez sur le champ Source. Au lieu de saisir les options manuellement, accédez à la feuille de calcul Base de données et sélectionnez votre plage. Ou saisissez simplement « =IT_List » si vous l’avez nommée.
Appuyez sur OK. Boum ! Votre téléphone affiche désormais un menu déroulant avec les options de votre liste.

Il est conseillé de verrouiller votre feuille de calcul par la suite afin que personne ne supprime ou ne modifie les options sans autorisation. Sélectionnez simplement votre plage, faites un clic droit > Format de cellule > onglet Protection et cochez la case Verrouillé. Protégez ensuite la feuille (onglet Révision > Protéger la feuille ) avec un mot de passe pour éviter toute perte ou modification de données.

Utiliser une liste manuelle pour les menus déroulants rapides

Lorsque vous n’avez besoin que de quelques options, les saisir directement dans la source de validation est une solution rapide. Pensez Oui/Non ou Entrée/Sortie ; inutile d’utiliser une feuille supplémentaire ou de nommer des plages.

Même étape de départ : sélectionnez votre cellule, allez dans Données > Validation des données.
Choisissez Liste dans la liste déroulante Autoriser.
Dans la zone Source, saisissez les options séparées par des virgules, comme Oui, Non, Peut-être.
Appuyez sur OK. C’est tout, vous avez terminé.

C’est très rapide, mais cela peut s’avérer complexe si votre liste est souvent mise à jour ou devient longue. Pour plus d’options, la méthode de la plage est généralement préférable.

Ajouter des instructions aux cellules déroulantes

Il arrive que les utilisateurs ne sachent pas quoi faire ou oublient de remplir une cellule. Ajouter une invite dans l’onglet Message de saisie peut s’avérer très utile : une simple incitation à sélectionner.

Sélectionnez une cellule avec validation des données.
Accédez à Données > Validation des données et sélectionnez-le à nouveau.
Cliquez sur l’ onglet Message d’entrée.
Tapez un titre court comme « Choisir un élément » et un message comme « Sélectionner parmi les options déroulantes ».
Cliquez sur OK. Désormais, lorsque vous cliquez dessus, le message s’affiche.

Cela fonctionne à merveille : les gens ont tendance à suivre les instructions lorsqu’ils les voient juste devant leurs yeux.

Appliquer des choix valides avec des alertes d’erreur

Si un utilisateur tente de contourner le menu déroulant et de saisir manuellement un élément hors de la liste, vous pouvez le bloquer ou l’avertir par un message d’erreur. C’est pratique lorsque la précision est primordiale.

Répétez les étapes pour accéder à la validation des données.
Passez à l’ onglet Alerte d’erreur.
Choisissez entre les styles « Arrêt », « Avertissement » ou « Information ». Pour une application stricte, « Arrêt » est le plus adapté.
Saisissez un message clair, comme « Choix invalide ! Veuillez sélectionner dans la liste.»
Cliquez sur OK. Excel bloquera alors les entrées incorrectes.

Soyez conscient que les utilisateurs peuvent parfois être frustrés si l’alerte apparaît de manière inattendue. Utilisez-la avec discernement, surtout si votre liste est susceptible de changer ou de s’allonger.

Réflexions finales

Créer des listes déroulantes dans Excel n’est pas sorcier, mais c’est une fonctionnalité qui vous épargne des heures de nettoyage. Combinez les approches selon votre tâche : quelques options rapides ? Liste manuelle. Besoin d’une solution flexible et maîtrisée ? Plage de données avec plages nommées et feuilles verrouillées. Jouer avec les messages de saisie et les alertes d’erreur peut rendre vos feuilles beaucoup plus conviviales et fiables.

J’espère que cela permettra à quelqu’un de gagner quelques heures. N’oubliez pas qu’Excel a tendance à créer des surprises ; gardez donc vos plages de valeurs bien organisées et protégez vos feuilles si nécessaire.

Résumé

Créez des listes sur une feuille de calcul dédiée ou saisissez directement les options.
Utilisez la validation des données pour transformer les cellules en menus déroulants.
Verrouillez vos feuilles de liste pour éviter les modifications accidentelles.
Ajoutez des invites utilisateur et des messages d’erreur pour réduire les erreurs.

Conclure

En résumé, une fois maîtrisé, les listes déroulantes deviennent une seconde nature, rendant la saisie des données plus rapide, plus claire et plus fiable. Jouez avec les paramètres, protégez vos données et vous obtiendrez une feuille beaucoup plus professionnelle. En cas d’imprévu, revoir les plages et les paramètres de validation permet souvent de résoudre les problèmes. Espérons que cela simplifie certaines tâches fastidieuses.