Comment convertir des e-mails Outlook en PDF sous Windows 11

Le format PDF (Portable Document Format) est un format de référence pour le partage et l’archivage de documents. Universel, il est compatible avec tous les systèmes d’exploitation et préserve la mise en page. C’est pourquoi de nombreuses personnes enregistrent leurs e-mails ou documents importants au format PDF. Or, sous Windows 11, les applications Outlook (nouvelle et classique) ne proposent pas d’option « Enregistrer au format PDF » intégrée. Heureusement, Windows 11 dispose d’une fonctionnalité permettant d’enregistrer n’importe quel e-mail ou document au format PDF, et son utilisation est étonnamment simple une fois maîtrisée.

Lorsque vous enregistrez un courriel au format PDF, il contient généralement les adresses courriel de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que l’objet et le corps du message. Attention : cette méthode n’intègre pas les pièces jointes ; vous devrez les enregistrer séparément si nécessaire. De plus, le PDF par défaut n’est pas protégé par un mot de passe. Si votre document contient des informations sensibles, il est conseillé de le chiffrer ultérieurement à l’aide d’un logiciel comme 7-Zip ou d’un éditeur PDF tel que Microsoft Word.

Voici un bref aperçu de la procédure à suivre :

Comment enregistrer un e-mail au format PDF sous Windows 11 avec les applications Outlook ?

Tout d’abord, il est toujours bon de se rappeler que l’enregistrement au format PDF n’inclut pas les pièces jointes. Si un document important est joint, pensez donc à l’enregistrer manuellement. Par ailleurs, aussi étrange que cela puisse paraître, la méthode « Imprimer » est la solution la plus efficace. Vous imprimez ainsi l’e-mail au format PDF plutôt que sur papier. Pratique, mais pas forcément évident au premier abord.

Utiliser la fonction Imprimer au format PDF de Windows pour enregistrer les e-mails

Lancez l’application Outlook (nouvelle ou classique) : c’est souvent à cette étape que les utilisateurs rencontrent des difficultés, car ils pensent qu’il s’agit uniquement de l’application Courrier intégrée. Si vous utilisez Outlook, vous la trouverez dans le menu Démarrer ou via la recherche. Si l’application n’est pas installée ou si vous préférez l’ancienne version, vous devrez peut-être l’installer séparément ou suivre un guide d’installation d’Outlook Classic sous Windows 11.
Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer : accédez à ce message et ouvrez-le complètement. Sur certains appareils, un aperçu peut s’afficher ; double-cliquez simplement dessus pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
Pour lancer l’impression : cliquez sur l’ icône « Plus d’actions » (trois points) et choisissez « Imprimer », ou appuyez directement sur la touche Entrée. Dans la boîte de dialogue d’impression, sélectionnez « Microsoft Print to PDF »Ctrl + P pour afficher une liste d’imprimantes. Il s’agit de la fonction intégrée de Windows permettant d’imprimer dans un fichier PDF plutôt que sur du papier.
Configurez votre mise en page et imprimez : choisissez l’orientation et les autres options de mise en page. Assurez-vous que les pages souhaitées sont sélectionnées, surtout s’il s’agit d’un courriel de plusieurs pages. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer.
Enregistrez votre PDF : une boîte de dialogue « Enregistrer la sortie d’impression sous… » s’affiche. Choisissez votre dossier de destination (Bureau, Documents, etc.) et donnez-lui un nom descriptif. Cliquez sur Enregistrer, et voilà ! Votre e-mail est maintenant un fichier PDF. Facile, non ? Enfin, presque. Parfois, ça fonctionne, mais sur certaines configurations, il faut redémarrer l’application ou l’ordinateur pour que l’option d’impression apparaisse correctement. Windows a parfois ses petits caprices.

Il est important de noter que cette méthode ne protège pas le PDF par mot de passe. Si vous souhaitez un niveau de sécurité plus élevé, envisagez de chiffrer le PDF avec un logiciel tiers comme 7-Zip ou d’utiliser un éditeur PDF tel que Microsoft Word (qui permet également de protéger les documents par mot de passe).

Enregistrement depuis Outlook Classic sous Windows 11

Ouvrez Outlook Classic : utilisez la recherche ou le menu Démarrer. Vous ne l’avez pas installé ? Consultez les tutoriels d’installation d’Outlook Classic pour Windows 11.
Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez convertir en PDF : il devrait s’ouvrir dans une nouvelle fenêtre une fois que vous aurez cliqué dessus.
Allez dans le menu Fichier et sélectionnez Imprimer : vous verrez les mêmes options d’impression qu’auparavant.
Sélectionnez Microsoft Print to PDF comme imprimante : puis cliquez sur Imprimer.
Si vous souhaitez enregistrer des pages spécifiques ou seulement certaines parties : cliquez sur le lien Options d’impression, puis choisissez vos pages, ou sélectionnez l’option « Imprimer les fichiers joints » si vous souhaitez inclure des pièces jointes imprimables.
Choisissez l’emplacement d’enregistrement et cliquez sur Enregistrer : le PDF sera stocké à l’endroit indiqué, prêt à être ouvert dans Chrome, Edge ou tout autre lecteur PDF.

Anecdote amusante : tout comme le nouveau Outlook, ce logiciel n’intègre pas les pièces jointes, sauf si elles sont imprimables, et il n’est pas protégé par un mot de passe. Par conséquent, si la sécurité est importante pour vous, vous devrez effectuer un traitement ultérieur.

Franchement, c’est assez incroyable comme c’est simple une fois qu’on a compris l’astuce de l’impression en PDF. Pas besoin d’extensions compliquées ni d’outils tiers : les fonctions intégrées de Windows font l’essentiel du travail. Attention toutefois à quelques petits problèmes : il faudra peut-être redémarrer l’application si l’impression se dégrade, ou il arrive que les e-mails de plusieurs pages ne s’impriment pas correctement.