Comment configurer un filtre ProtonMail pour une gestion transparente des e-mails

Si vous aimez garder vos e-mails bien rangés, configurer des filtres dans ProtonMail est une véritable révolution. Mais avant de vous lancer, il est essentiel de trier vos libellés et vos dossiers. Ils sont assez similaires, mais ont des fonctions différentes : les libellés ressemblent davantage à des étiquettes que vous collez sur vos e-mails pour les retrouver plus tard, tandis que les dossiers sont des dossiers dans lesquels vous déplacez vos e-mails. Le plus difficile ? Pour les deux, il est important de savoir comment les créer et les gérer, non seulement sur votre ordinateur, mais aussi sur votre appareil Android. Car, bien sûr, ProtonMail ne se limite pas aux ordinateurs. Voici la procédure pratique pour une configuration fluide.

Comment créer une étiquette dans ProtonMail

Pour créer rapidement une étiquette, cliquez sur l’ option « Étiquettes » (l’icône « + ») dans la barre latérale gauche de votre interface ProtonMail. C’est simple, mais c’est un peu étrange qu’il ne s’agisse que d’un signe plus. Dans la fenêtre contextuelle, donnez un nom à votre étiquette (par exemple, « Travail », « Urgent » ou autre) et choisissez une couleur pour la différencier plus tard. Une fois satisfait, cliquez sur « Enregistrer ». Si vous souhaitez soudainement changer d’avis, pas d’inquiétude : cliquez simplement sur « Annuler » en bas à gauche avant d’enregistrer.

Après avoir cliqué sur « Enregistrer », l’étiquette apparaît juste en dessous de la section « Étiquettes ».Vous pouvez la masquer si nécessaire en cliquant sur la petite flèche à côté. Même après avoir créé l’étiquette, vous pouvez la modifier. Accédez simplement aux Paramètres (cliquez sur la roue dentée), puis faites défiler jusqu’à la section « Étiquettes ». Vous pouvez alors réorganiser les étiquettes en les faisant glisser avec la souris ou modifier leur couleur en cliquant sur « Modifier ». Lorsque la fenêtre s’ouvre, vous pouvez modifier le nom de l’étiquette ou sa couleur dans le menu déroulant. Pratique si, par exemple, vous préférez le rose au bleu.

Androïde

Sur votre appareil Android, le processus est assez similaire, mais simplifié. Appuyez sur le menu à trois lignes (icône hamburger), puis sur l’icône + à côté de « Étiquettes ». Saisissez le nom de votre étiquette, choisissez une couleur et enregistrez. Pour modifier la couleur ultérieurement, appuyez sur l’icône crayon, sélectionnez une nouvelle couleur et cliquez sur « Mettre à jour l’étiquette ». C’est assez simple, juste une interface légèrement différente.

Création de dossiers dans ProtonMail

Si les libellés ressemblent davantage à des étiquettes, les dossiers sont en réalité des emplacements où sont stockés les e-mails. Pour en créer un, cliquez sur l’icône « + » à droite de l’ option « Dossiers » sur la version bureau. Une fenêtre s’ouvre : saisissez le nom du dossier (Factures, Clients, etc.) et choisissez un emplacement si vous organisez par hiérarchie. Vous pouvez également activer/désactiver les notifications pour ce dossier, ce qui est très pratique pour être averti de l’arrivée de nouveaux e-mails.(Remarque : ces options de notification ne sont pas disponibles sur Android.)

Cliquez sur Enregistrer pour créer le dossier. Si vous avez créé un dossier sur votre ordinateur et que vous souhaitez le conserver sur votre téléphone, il devrait apparaître rapidement ; cela peut parfois prendre une minute ou deux. Vous pouvez toujours modifier les paramètres par la suite : cliquez sur la roue dentée à côté de « Dossiers » pour afficher des options permettant d’activer ou de désactiver les couleurs des dossiers, les notifications, ou même de sélectionner leur tri. L’ordre alphabétique simplifie la vie lorsque vous en avez des dizaines.

Autre astuce : pour retrouver rapidement des dossiers lorsque vous en avez beaucoup, cliquez sur le bouton Trier pour activer l’ordre alphabétique. C’est un petit détail, mais cela vous fera gagner du temps lors de la recherche dans une longue liste.

Androïde

Même chose sur mobile : appuyez sur le menu hamburger, puis sur l’icône + à côté de « Dossiers ». Nommez-le, choisissez une couleur, cliquez sur Enregistrer et le tour est joué. Vous souhaitez changer de couleur ? Appuyez sur l’icône crayon à côté, choisissez une nouvelle couleur, puis appuyez sur Mettre à jour le dossier.

Comment créer un filtre dans ProtonMail

C’est là que les choses se compliquent : les filtres ne sont accessibles que via la version bureau de ProtonMail. Ouvrez ProtonMail sur votre ordinateur, cliquez sur l’ icône en forme de roue dentée, puis accédez à Paramètres. De là, trouvez le menu « Filtres » dans la barre latérale. Sous « Filtres personnalisés », cliquez sur « Ajouter un filtre ». C’est simple sur le papier, mais c’est le seul endroit où vous pouvez configurer des règles automatiques.

Dans la nouvelle fenêtre, vous renseignerez quelques informations, comme le nom du filtre (« E-mails professionnels », « Bloqueur de spam », etc.).Ensuite, choisissez l’action souhaitée, comme déplacer certains e-mails vers un dossier ou leur attribuer un nom. Vous devez également définir les conditions, et c’est là que tout devient intéressant. Vous pouvez choisir si toutes les conditions doivent être remplies (par exemple, provenant d’un certain expéditeur ET contenant des mots spécifiques) ou seulement une seule d’entre elles. Les options sont assez flexibles, mais un peu déroutantes au début.

• Pour les conditions, sélectionnez des options comme Expéditeur ou Objet. Si vous souhaitez que le filtre filtre les e-mails d’un expéditeur spécifique, sélectionnez Expéditeur, puis définissez les critères, comme « commence par » ou « contient » une partie de l’adresse e-mail. N’oubliez pas d’appuyer sur « Insérer » après avoir saisi les informations.

Actions pour automatiser le tri de vos e-mails

Cette étape vous permet d’indiquer à ProtonMail la marche à suivre lorsqu’un e-mail correspond aux conditions définies. Par exemple, si vous souhaitez que tous les e-mails d’une adresse spécifique soient directement placés dans un dossier nommé « Clients », sélectionnez l’ option « Déplacer vers » dans le menu des actions. Cela vous fait gagner un temps précieux, car une fois configuré, les e-mails sont triés automatiquement. Donnez un nom à votre filtre, définissez l’action, cliquez sur « Enregistrer » et le tour est joué.

Conseil de pro : sur certaines configurations, les filtres peuvent ne pas fonctionner instantanément ou nécessiter une actualisation ou un redémarrage rapide de ProtonMail. C’est parfois un peu bizarre, mais généralement, une fois configuré correctement, cela fonctionne.

Résumé : Pourquoi les filtres en valent la peine

Créer des filtres n’est pas sorcier, mais cela simplifie grandement une boîte de réception désordonnée. Configurer des étiquettes, des dossiers et des filtres permet de trier les e-mails automatiquement, vous évitant ainsi de les déplacer manuellement toute la journée. Les modifications sont faciles à effectuer et, une fois prises en main, elles changent la donne. Gardez simplement à l’esprit que les filtres sont disponibles uniquement sur ordinateur pour le moment ; anticipez donc. Si vous souhaitez supprimer un filtre ultérieurement, retournez simplement dans Paramètres > Filtres et supprimez-le. Un jeu d’enfant.