Comment comparer efficacement des documents dans Google Docs

Tôt ou tard, toute personne travaillant avec plusieurs documents pourrait souhaiter pouvoir les comparer ou les visualiser côte à côte. Bien sûr, il suffit d’ouvrir deux fenêtres et de les consulter, mais Google Docs intègre une fonction de comparaison qui simplifie grandement la tâche, à condition de savoir où la trouver. Elle n’est pas souvent utilisée par tout le monde, et on la néglige donc facilement, mais elle est indispensable pour repérer les différences ou simplement pour garder les choses en ordre. Si la visualisation côte à côte est plus votre style, voici quelques conseils.

Comment comparer des documents dans Google Docs

Si vous êtes propriétaire des documents ou disposez des droits de modification, vous pouvez utiliser l’outil de comparaison de Google Docs. Il met en évidence les différences entre deux fichiers, ce qui est très pratique pour la modification, la relecture ou le suivi des modifications. Commencez par ouvrir le premier document à comparer, cliquez sur Outils, puis sélectionnez Comparer les documents dans le menu déroulant. Cette option peut parfois sembler un peu enfouie si vous ne la cherchez pas, mais elle est là.

Après avoir cliqué sur Comparer les documents, une barre latérale apparaît pour sélectionner le deuxième fichier. Vous pouvez le sélectionner directement depuis votre Drive ; assurez-vous donc que vos documents y sont enregistrés. Une case à cocher vous demande également si vous souhaitez inclure les commentaires du deuxième document. Cochez cette case pour une comparaison complète, avec retours. Vous trouverez également une option permettant d’attribuer les modifications, si vous collaborez ou si vous souhaitez suivre les modifications effectuées.

Après avoir sélectionné votre deuxième document, cliquez sur le bouton bleu Comparer et Google Docs commence l’analyse des fichiers. Cela peut prendre quelques secondes selon la taille, mais vous obtiendrez ensuite un nouveau document intitulé « Comparaison de [fichier 1] et [fichier 2] ».Ce nouveau fichier affichera toutes vos différences (ajouts, suppressions ou modifications) clairement indiquées. Je ne sais pas pourquoi, mais il arrive que le traitement soit un peu lent au premier essai, ou qu’il prenne un certain temps si les documents sont volumineux. Patientez ou réessayez si nécessaire. Les commentaires sont également mis en évidence, avec des barres pour les suppressions et les commentaires des deux fichiers côte à côte. C’est étonnamment utile pour les sessions d’édition détaillées ou pour revoir les modifications apportées au fil du temps.

Si le fichier que vous essayez de comparer n’est pas au format Google Docs (par exemple, un document Word), cette fonctionnalité est grisée. Google Docs a dû rendre la tâche plus complexe que nécessaire. Pour résoudre ce problème, accédez à Fichier > Enregistrer sous Google Docs et le fichier sera converti. La comparaison devrait ensuite être disponible. Attention : les conversions peuvent parfois altérer la mise en forme ; vérifiez donc que votre document est toujours correct.

Comment placer des documents Google Docs côte à côte

Si vous êtes plutôt visuel et que vous devez comparer ou référencer deux documents simultanément, l’astuce côte à côte fonctionne. C’est un peu démodé, mais ça marche. Ouvrez un document Google dans votre navigateur préféré, puis faites un clic droit sur son icône dans la barre des tâches (ou le Dock, si vous êtes sur Mac) et choisissez Nouvelle fenêtre. Faites de même pour le deuxième document. Redimensionnez ensuite les fenêtres à votre guise : faites-les glisser, agrandissez-les ou placez-les côte à côte.

Voici un raccourci rapide pour les utilisateurs Windows qui aiment les raccourcis : cliquez sur la première fenêtre, puis appuyez sur Windows + Left Arrow. Elle s’aligne sur la moitié gauche de l’écran. Passez à la deuxième fenêtre, cliquez dessus, puis appuyez sur Windows + Right Arrow. Et hop ! deux documents côte à côte. Si les fenêtres ne s’alignent pas parfaitement, vous pouvez toujours les redimensionner et les aligner manuellement. N’oubliez pas : sur certaines configurations, l’alignement peut ne pas être parfait au pixel près, mais il est généralement suffisant pour des comparaisons rapides. Sur Mac, vous pouvez utiliser la vue fractionnée en maintenant le bouton vert plein écran de chaque fenêtre enfoncé et en les faisant glisser vers les côtés, ce qui est assez fluide une fois qu’on s’y est habitué.

Conclusion

Parfois, la fonction de comparaison de Google Docs ne répond pas parfaitement aux besoins, par exemple pour une vérification visuelle rapide sans avoir à surligner les différences. Ouvrir deux fenêtres et les placer côte à côte est un peu complexe, mais très efficace. Honnêtement, ce serait bien que Google intègre un jour une vue côte à côte officielle dans l’application, mais pour l’instant, cette solution de contournement est suffisante. Informer Google de l’utilité de cette vue côte à côte pourrait même accélérer la demande de fonctionnalité.

Résumé

Utilisez Outils > Comparer les documents pour connaître les différences détaillées si vous disposez des droits d’édition.
Convertissez les formats non Google en les enregistrant d’abord au format Google Docs.
Ouvrez deux fenêtres et placez-les côte à côte pour une comparaison visuelle rapide.
N’oubliez pas que les raccourcis clavier Windows + Left/Right Arrowfacilitent la capture.

Conclure

Ce n’est pas parfait, mais entre l’outil de comparaison intégré et le bon vieux accrochage des fenêtres, la plupart des besoins de comparaison sont couverts. N’oubliez pas que parfois, la méthode la plus simple, comme ouvrir deux fenêtres côte à côte, fonctionne parfaitement. Espérons que Google simplifiera cela à l’avenir, mais en attendant, ces astuces devraient vous faire gagner du temps et vous éviter bien des soucis. Espérons que cela vous permettra de gagner quelques minutes, voire quelques heures, dans votre travail.