Comment automatiser des tâches en créant une macro dans Word

Les macros peuvent être une véritable bouée de sauvetage, surtout si vous effectuez constamment les mêmes opérations dans Word. Au lieu de répéter manuellement plusieurs étapes ou de cliquer partout comme un fou, vous pouvez enregistrer une macro une fois et l’exécuter dès que nécessaire, soit avec un bouton, soit avec un raccourci clavier. Ce n’est pas infaillible, et configurer des raccourcis ou des boutons peut parfois paraître étrange, mais cela accélère généralement les choses une fois pris en main. Si vous avez déjà eu l’impression que votre flux de travail est ralenti par des tâches répétitives, apprendre à créer ces macros peut vous simplifier la vie. Gardez simplement à l’esprit que certaines macros peuvent ne pas fonctionner correctement si votre document présente une mise en forme complexe ou si vous utilisez une ancienne version de Word, mais la plupart du temps, elles sont assez efficaces. Voici donc un guide pas à pas avec deux méthodes pour y parvenir, car pourquoi s’arrêter à une seule ? L’une consiste à ajouter un bouton à votre barre d’outils Accès rapide, l’autre à attribuer un raccourci clavier. Les deux sont utiles, selon que vous préférez cliquer ou utiliser des raccourcis.

Comment corriger ou créer des macros dans Word : deux approches principales

Méthode 1 – Comment créer une macro dans Word à l’aide d’un bouton

Cette méthode est idéale si vous appréciez l’accès rapide à portée de main. La macro dispose d’un bouton directement dans la barre d’outils Accès rapide ; il suffit de cliquer et de lancer l’action. C’est un peu long car vous enregistrez vos actions, mais une fois configuré, il est présent pour chaque document Word, ce qui est très pratique. Sur certaines configurations, il peut falloir plusieurs tentatives pour que le bouton apparaisse ou que vous deviez redémarrer Word, voire votre ordinateur, pour qu’il apparaisse. Windows a parfois cette étrange tendance à être incohérent. Quoi qu’il en soit, cette méthode est principalement recommandée si vous préférez une méthode visuelle et ne souhaitez pas mémoriser les raccourcis clavier à chaque fois.

Étape 1 : Accédez à Affichage > Macros > Enregistrer une macro…. Vous trouverez cette option dans le ruban en haut. C’est le moyen le plus simple de commencer à enregistrer votre macro.

Étape 2 : Donnez un nom descriptif à votre macro. Cliquez ensuite sur l’ option « Bouton ». Assurez-vous que « Stocker la macro dans » est défini sur « Tous les documents (Normal.dotm) ». Votre macro n’est ainsi pas bloquée dans un seul fichier, mais accessible partout. Très utile si vous changez d’ordinateur ou si vous traitez plusieurs documents.

Étape 3 : Une boîte de dialogue apparaît.À gauche, le nom de votre nouvelle macro ; à droite, les boutons disponibles pour la barre d’outils Accès rapide. Sélectionnez votre macro, puis cliquez sur Ajouter >>. Vous pouvez organiser l’affichage du bouton à l’aide des flèches. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur OK.

Étape 4 : Toutes vos actions dans Word seront enregistrées. Effectuez toutes les mises en forme et actions souhaitées. N’oubliez pas que si vous sélectionnez du texte avec la souris, l’enregistreur de macros pourrait ignorer cette étape. Utilisez plutôt les commandes clavier si nécessaire. Une fois terminé, cliquez sur « Macros » dans la barre d’outils et choisissez « Arrêter l’enregistrement ».

Étape 5 : Et voilà ! Le nouveau bouton macro apparaît dans la barre d’outils Accès rapide. Cliquer dessus exécute vos actions enregistrées. Vous pourriez trouver quelques anomalies si vos actions impliquent une mise en forme complexe ou certaines polices, mais dans l’ensemble, cela fonctionne plutôt bien.

Méthode 2 – Comment créer une macro dans Word à l’aide d’un raccourci clavier

Si, comme moi, vous détestez encombrer la barre d’outils, les raccourcis clavier sont une meilleure solution. Définir un raccourci permet d’effectuer de nombreuses actions avec une seule combinaison de touches sans encombrer votre espace de travail. Le hic, c’est que Word entre parfois en conflit avec les raccourcis courants ; il faut donc choisir un raccourci unique. Le processus est similaire : enregistrer, assigner, tester. Sur certains systèmes, le raccourci peut ne pas être enregistré immédiatement, ce qui est assez frustrant, mais cela en vaut la peine une fois qu’il fonctionne.

Étape 1 : Accédez à Affichage > Macros > Enregistrer une macro…. Comme précédemment, il s’agit simplement d’un point de départ pour l’enregistrement.

Étape 2 : Nommez votre macro, ajoutez éventuellement une description, puis cliquez sur le bouton Clavier. Assurez-vous que l’option « Stocker la macro dans » est définie sur « Tous les documents (Normal.dotm) ». Ainsi, elle sera disponible partout. Cliquez sur OK.

Étape 3 : Votre curseur devrait clignoter dans le champ « Appuyer sur une nouvelle touche de raccourci ». Appuyez sur la combinaison de touches souhaitée, comme Ctrl + Shift + You une autre touche non utilisée par défaut. Cochez la case pour éviter d’écraser les commandes intégrées de Word. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Attribuer ».

Étape 4 : Vous êtes maintenant de retour dans la fenêtre d’enregistrement de la macro. Effectuez les étapes que vous souhaitez exécuter. Une fois terminé, cliquez sur « Macros », puis sur « Arrêter l’enregistrement ».

Étape 5 : Testez le raccourci que vous avez attribué. S’il exécute votre macro et fonctionne, vous pouvez l’utiliser. Sinon, choisissez un autre raccourci ou vérifiez s’il existe des conflits avec d’autres programmes ou commandes Word existantes.

Honnêtement, la configuration peut parfois être un peu bancale : le raccourci ne s’enregistre pas au premier abord ou s’exécute mal. Dans certains cas, il suffit de redémarrer Word, voire le PC, mais la plupart du temps, c’est simple une fois que vous avez identifié les conflits rencontrés.