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Comment appliquer immédiatement une stratégie de rétention dans Microsoft 365 Exchange Online

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Configurer Exchange Online pour appliquer immédiatement les stratégies de rétention peut s’avérer fastidieux. En général, il suffit de le configurer et d’attendre, mais parfois, patienter 24 heures, voire une semaine, paraît une éternité, surtout si l’on est impatient de commencer l’archivage ou d’appliquer les stratégies sans délai. L’Assistant de dossiers gérés (MFA) a tendance à tarder à s’exécuter en dehors de sa planification, d’où l’utilité de ce guide. L’objectif est de forcer le MFA à effectuer sa tâche sans attendre, afin que vos modifications soient prises en compte rapidement. Le mécanisme exact reste flou, mais sur certaines configurations, cette méthode accélère effectivement le processus, tandis que sur d’autres, plusieurs tentatives ou un redémarrage peuvent être nécessaires. Dans tous les cas, cela vaut la peine d’essayer.

Comment faire pour qu’Exchange Online exécute immédiatement l’Assistant de dossiers gérés

Se connecter à Exchange Online via PowerShell

Cette étape est essentielle au bon fonctionnement du système. L’authentification multifacteur (MFA) s’effectue via PowerShell ; la première étape consiste donc à vous connecter à votre environnement Exchange Online. Si vous n’avez pas encore configuré votre session, vous devrez vous connecter en ouvrant PowerShell en tant qu’administrateur et en exécutant la commande suivante :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

Une fenêtre de connexion s’affiche alors ; connectez-vous avec vos identifiants d’administrateur. Cela peut parfois s’avérer difficile du premier coup, surtout si l’authentification multifacteurs est activée, mais une fois connecté, vous pouvez commencer à jouer.

Forcer l’authentification multifacteur à traiter une boîte aux lettres spécifique

Une fois connecté, vous pouvez demander à l’authentification multifacteur (MFA) de traiter une boîte aux lettres spécifique immédiatement. C’est comme lui dire : « Allez, fais ton travail maintenant ! » La commande ressemble à ceci, en remplaçant NomDeLaBoîteAuxLettres par l’adresse e-mail ou l’identifiant de la boîte aux lettres :

Start-ManagedFolderAssistant -Identity MailboxName

Par exemple, si vous souhaitez forcer manuellement le traitement pour [email protected], exécutez :

Start-ManagedFolderAssistant -Identity [email protected]

Ce n’est pas infaillible ; cela peut parfois prendre quelques minutes. Curieusement, sur certaines configurations, la commande fonctionne immédiatement, tandis que sur d’autres, elle semble nécessiter un peu plus de temps ou une actualisation rapide. Soyez patient.

Vérifier la date de début de l’archivage

Après quelques minutes, vous devriez voir le lancement de l’archivage conformément à votre nouvelle politique de rétention. Pour vérifier son bon fonctionnement, vous pouvez effectuer plusieurs actions :

  • Ouvrez Outlook sur le web ( OWA ) et consultez le dossier « Archives sur place » pour vérifier si l’archive se remplit comme prévu.
  • Vous pouvez également vous rendre dans le Centre d’administration Exchange. Accédez à Destinataires > Boîtes aux lettres, sélectionnez la boîte aux lettres, puis, dans l’onglet Autres, cliquez sur Gérer l’archivage de la boîte aux lettres pour consulter l’utilisation de l’archivage.

Activer l’authentification multifacteur (MFA) sur toutes les boîtes aux lettres simultanément

Si vous gérez plusieurs boîtes mail et souhaitez lancer une action groupée, il existe une commande dédiée. Elle est un peu brutale, mais efficace :

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited | ForEach {Start-ManagedFolderAssistant $_. Identity}

Cette commande active l’authentification multifacteur (MFA) sur toutes les boîtes aux lettres des utilisateurs simultanément. Prévoyez un certain temps, surtout si vos boîtes aux lettres sont volumineuses (plus de 30 Go).Ce n’est pas instantané, mais ça fonctionne : sur une configuration, cela a fonctionné immédiatement, sur une autre, il a fallu un peu de temps et de patience.

Conseils et dépannage supplémentaires

Parfois, le processus d’archivage ne démarre toujours pas, même après l’avoir forcé. Cela est généralement dû à une politique de rétention mal appliquée ou à un délai. Vous pouvez vérifier la politique de rétention attribuée à une boîte aux lettres avec :

Get-Mailbox MailboxName | FL RetentionPolicy

Par exemple, pour vérifier l’ utilisateur [email protected], exécutez :

Get-Mailbox [email protected] | FL RetentionPolicy

Il se peut que la stratégie ne soit pas correctement attribuée ou qu’elle soit en conflit avec d’autres stratégies. Si le problème persiste, un redémarrage rapide de la boîte aux lettres ou une reconfiguration de la stratégie peut parfois résoudre le problème.

N’oubliez pas non plus que l’archivage de boîtes aux lettres volumineuses peut prendre plusieurs jours, surtout si elles contiennent beaucoup de données. Il faut parfois faire preuve de patience.

Sur certaines machines, ce processus peut sembler aléatoire, mais en général, forcer l’authentification multifacteur (MFA) manuellement accélère considérablement les choses. N’oubliez pas que l’authentification multifacteur n’est pas très bavarde ; si vous ne voyez pas de résultats immédiats, patientez quelques minutes, vérifiez à nouveau et essayez éventuellement de relancer la commande.