Comment activer la boîte aux lettres d’archivage et l’expansion automatique des archives dans Office 365 Exchange Online

L’activation de la boîte aux lettres d’archivage et l’extension automatique de l’espace dans Microsoft 365 peuvent s’avérer un peu déroutantes, surtout si vous recevez soudainement le message « Votre boîte aux lettres est pleine » alors que vous essayez simplement de bien organiser vos messages. Dans la plupart des configurations, la limite par défaut de 50 Go est rapidement atteinte, à moins de l’augmenter ou d’activer l’archivage. Si vous en avez assez de supprimer des e-mails pour libérer de l’espace ou si vous ne souhaitez pas payer un supplément pour les licences Plan 2, mais que vous avez besoin de plus d’espace, ce guide devrait vous aider à optimiser votre boîte aux lettres sans trop de difficultés. Une fois le système en main, vous disposerez de plus d’espace pour vos nouveaux e-mails et d’une boîte de réception plus propre. De plus, l’extension automatique assure une transition en douceur une fois la limite atteinte. Alors, passons en revue ces étapes pour optimiser le fonctionnement de votre boîte aux lettres.

Comment activer la boîte aux lettres d’archivage et l’extension automatique du stockage dans Microsoft 365

Méthode 1 : Activation de la boîte aux lettres d’archivage pour un utilisateur spécifique

Pourquoi c’est utile : Cela crée un dossier supplémentaire « Archives sur place » dans Outlook, permettant aux utilisateurs de déplacer leurs anciens e-mails au lieu de les classer dans la boîte aux lettres principale. Lorsque les archives sont pleines, elles n’empêchent pas la réception de nouveaux e-mails, réduisant ainsi considérablement le risque de saturation de la boîte aux lettres. Cette solution est particulièrement adaptée si vous gérez un seul utilisateur ou une petite équipe et que vous ne souhaitez pas encore utiliser PowerShell. Vous bénéficierez de 50 Go d’espace supplémentaire, ce qui est suffisant pour la plupart des besoins.

Mesures:

• Connectez-vous au portail d’administration Office 365. Veillez à cliquer sur « Tout afficher » dans la barre latérale, puis accédez à Exchange.
• Dans le centre d’administration Exchange, cliquez sur Destinataires puis sur Boîtes aux lettres.
• Trouvez l’utilisateur, cliquez sur son nom pour ouvrir les détails.
• Passez à l’ onglet Autres, puis cliquez sur Gérer l’archivage de la boîte aux lettres. Une fenêtre contextuelle apparaîtra.
• Activez l’ option « Activer l’archivage de la boîte aux lettres », puis cliquez sur « Enregistrer ». L’opération peut parfois prendre un peu de temps avant d’être effective. Sur certaines configurations, cela peut prendre quelques heures, voire une nuit entière, avant que les modifications n’apparaissent dans Outlook.

Méthode 2 : Activation de l’expansion automatique des archives via PowerShell — Car bien sûr, Microsoft se doit de compliquer les choses inutilement.

Pourquoi c’est utile : Si votre organisation utilise Office 365 E3/E5 ou dispose d’une licence Exchange Plan 2, vous pouvez activer l’extension automatique de l’archivage, qui augmente votre espace de stockage en fonction de vos besoins, jusqu’à 1, 5 To. Cela vous évite de jongler constamment avec les anciens e-mails ou d’augmenter manuellement les quotas.

Prérequis : Vous avez besoin d’une licence Office 365 Entreprise E3/E5 ou Exchange Online Plan 2, ainsi que d’un accès à PowerShell pour exécuter certaines commandes. Si le module n’est pas installé, pas de panique : l’installation se fait en quelques étapes seulement.

1. Téléchargez et installez Microsoft. NET Framework 4.6.2 ou une version ultérieure.
2. Ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur. Puis exécutez :

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -RequiredVersion 3.1.0

3. Connectez-vous à votre compte Exchange Online avec votre adresse e-mail d’administrateur :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected] -ShowProgress $true

Saisissez votre mot de passe dans la fenêtre contextuelle. Si l’authentification à deux facteurs est activée, suivez les instructions.

4. Pour activer l’archivage à extension automatique pour un utilisateur spécifique :

Enable-Mailbox [email protected] -AutoExpandingArchive

5. Vérifiez que cela a fonctionné :

Get-Mailbox [email protected] | FL AutoExpandingArchiveEnabled

Elle devrait renvoyer True. Sinon, patientez un peu ou vérifiez à nouveau vos étapes.

6. Une fois terminé, déconnectez-vous avec :

Disconnect-ExchangeOnline

Méthode 3 : Application de l’archivage à extension automatique à l’échelle de l’organisation

Pourquoi c’est utile : au lieu de procéder utilisateur par utilisateur, le paramétrage à l’échelle de l’organisation permet à tous de bénéficier d’espace supplémentaire. C’est particulièrement pratique pour les environnements d’entreprise et les administrateurs qui ne souhaitent pas parcourir chaque boîte aux lettres.

Voici l’essentiel :

• Assurez-vous que tous les utilisateurs disposent de la licence appropriée (Office 365 E3/E5 ou Exchange Plan 2).
• Connectez-vous à Exchange en ligne comme expliqué ci-dessus.
• Exécutez cette commande pour activer l’extension automatique des archives pour l’ensemble de l’organisation :

Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive

Get-OrganizationConfig | FL AutoExpandingArchiveEnabled

Le résultat devrait être « Vrai ». Si ce n’est pas le cas, vérifiez vos licences ou patientez quelques heures. La prise en compte des modifications peut parfois prendre un peu de temps.