Comment accorder des autorisations de boîte aux lettres aux utilisateurs dans Office 365

Il arrive parfois qu’on ait réellement besoin d’accéder à la boîte mail d’un collègue dans Office 365, notamment lorsqu’une personne quitte l’entreprise ou a simplement besoin d’aide pour gérer ses affaires pendant son absence. Par exemple, on peut souhaiter qu’un assistant de direction envoie des e-mails au nom du responsable ou lise ses messages pour rester informé. Le fonctionnement de ces autorisations est assez complexe et, honnêtement, il est parfois difficile de trouver la bonne méthode de configuration. Mais si c’est bien fait, cela permet aux personnes concernées de consulter ou d’envoyer des e-mails sans avoir besoin des identifiants de connexion (un atout majeur pour la sécurité).En fin de compte, l’objectif est de garantir la continuité des activités de l’entreprise sans perturbation.

N’oubliez pas cependant que l’accès à la boîte mail d’une autre personne sans autorisation peut entraîner des problèmes de confidentialité ou des litiges. Assurez-vous toujours de respecter les directives de votre entreprise et d’obtenir les autorisations nécessaires au préalable.

Comment accorder les autorisations « Lire et gérer », « Envoyer en tant que » ou « Envoyer au nom de » pour une boîte aux lettres Office 365

Il existe plusieurs méthodes : le Centre d’administration, le Centre d’administration Exchange ou PowerShell. Chacune a ses particularités. Choisissez celle qui vous convient le mieux ou celle qui correspond à vos droits.

Méthode 1. Gestion des autorisations via le Centre d’administration Office 365

C’est la méthode la plus simple si vous êtes déjà dans l’interface d’administration. Elle est pratique pour des ajustements rapides si vous connaissez bien l’interface. Généralement, elle convient si vous avez seulement besoin d’accorder un accès de base ou de déléguer l’autorisation d’une seule boîte aux lettres.

Première étape : connectez-vous au Centre d’administration Office 365.

Accédez ensuite à Utilisateurs > Utilisateurs actifs. Trouvez l’utilisateur dont vous souhaitez déléguer l’accès à la boîte aux lettres (par exemple, son nom d’utilisateur ou son nom affiché).

Cliquez sur cet utilisateur, puis recherchez l’ option « Ajouter des autorisations ».Si vous ne la voyez pas, elle se trouve peut-être dans « Paramètres de messagerie » ou un menu similaire (Microsoft modifie parfois l’emplacement des éléments).

Ici, sélectionnez la boîte aux lettres et attribuez les autorisations : « Lecture et gestion » pour permettre à quelqu’un de consulter et de gérer le contenu de la boîte aux lettres, ou « Envoyer en tant que » pour envoyer des e-mails en tant que cet utilisateur, ou « Envoyer au nom de » pour lui permettre d’envoyer avec un nom « de » indiquant qu’il agit au nom de.

Une fois les autorisations ajoutées, l’autre utilisateur doit généralement redémarrer Outlook ou actualiser sa boîte aux lettres pour que le nouvel accès soit visible. Dans certains cas, il devra peut-être ajouter manuellement la boîte aux lettres dans Outlook ou Outlook sur le web, par exemple en allant dans Fichier > Paramètres du compte > Modifier > Paramètres supplémentaires > onglet Avancé pour ajouter la boîte aux lettres partagée. Car, bien sûr, Outlook se doit de compliquer les choses inutilement.

Méthode 2. Utilisation du Centre d’administration Exchange (pour un contrôle plus précis)

Si vous connaissez Exchange et souhaitez un contrôle plus précis des autorisations, cet outil est pratique. De plus, son utilisation est plus directe si vous êtes à l’aise avec son fonctionnement.

Connectez-vous au Centre d’administration Exchange.

Accédez à Destinataires > Boîtes aux lettres. Trouvez la boîte aux lettres que vous souhaitez gérer, puis cliquez dessus et sélectionnez Modifier.

Recherchez maintenant la section « Délégation de boîte aux lettres » ou une section similaire. Vous pouvez y ajouter les autorisations « Accès complet » (pour la lecture et la gestion), « Envoyer en tant que » ou « Envoyer au nom de ».

Cliquez sur Ajouter à côté de la zone d’autorisation correspondante, sélectionnez les utilisateurs ou les groupes, puis enregistrez. C’est simple, mais cela nécessite tout de même des droits d’administrateur.

Une fois les autorisations attribuées, les utilisateurs devront rouvrir Outlook ou actualiser leur messagerie web. Il se peut parfois qu’ils doivent redémarrer Outlook ou reconfigurer les paramètres du client pour que les modifications soient prises en compte ; c’est un peu contraignant, mais ça fonctionne.

Méthode 3. Commandes PowerShell pour les utilisateurs avertis

Si vous êtes à l’aise avec les commandes et souhaitez exécuter des tâches plus rapidement ou en masse, PowerShell est la solution idéale. Voici ce qui fonctionne généralement :

Connectez-vous à Exchange Online avec :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

Ensuite, pour donner à quelqu’un un accès complet à une boîte aux lettres, exécutez :

Add-MailboxPermission -Identity "[email protected]" -User "[email protected]" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

C’est le plus basique. Besoin de l’autorisation « Envoyer en tant que » ? Exécutez :

Add-RecipientPermission -Identity "[email protected]" -Trustee "[email protected]" -AccessRights SendAs

Pour les autorisations « Envoyer au nom de », utilisez :

Set-Mailbox -Identity "[email protected]" -GrantSendOnBehalfTo "[email protected]"

Tout le monde n’est pas à l’aise avec PowerShell, mais cela accélère vraiment les choses si vous devez le faire pour un grand nombre d’utilisateurs ou si vous souhaitez automatiser les tâches.

Attention : sur certaines configurations, les autorisations ne sont pas appliquées immédiatement et il peut être nécessaire de patienter ou de redémarrer Outlook. De plus, toute modification effectuée sans vérification préalable des autorisations peut entraîner des fuites de données personnelles accidentelles. Soyez donc vigilant.

J’espère que cela vous évitera bien des tracas. Configurer les autorisations peut s’avérer un peu délicat, mais une fois en place, tout se déroule sans problème. En cas de difficulté, il suffit parfois de modifier ou d’annuler les autorisations, ou d’attendre un peu, pour qu’Outlook se synchronise correctement. Bonne chance, et que vos autorisations soient toujours correctes !

Résumé

Les autorisations peuvent être définies via le Centre d’administration, l’administration Exchange ou PowerShell, selon ce qui vous semble le plus facile.
Veillez toujours à obtenir les autorisations nécessaires et à respecter les politiques en vigueur.
Il peut être nécessaire de redémarrer Outlook ou d’ajouter manuellement la boîte aux lettres pour que les autorisations soient visibles.

Conclure

Configurer correctement l’accès à sa boîte aux lettres dans Office 365 n’est pas toujours chose aisée ; il faut parfois s’y reprendre à plusieurs fois ou trouver la bonne méthode. Mais une fois que tout fonctionne, chacun peut travailler sans problème. Veillez simplement à bien gérer les autorisations et à respecter la confidentialité. En espérant que cela évite à certains une journée de galère !